Comment créer votre premier calendrier de gestion de projet en 7 étapes faciles

Vous réfléchissez à la manière dont vous allez entreprendre votre projet ? Comment démarrer ? Respecterez-vous les délais ? Ces pensées anxiogènes vous traversent l'esprit. Malgré leur validité, ils ne devraient pas vous ralentir.

En utilisant les bons outils, vous pouvez mener à bien votre projet. L'utilisation d'un calendrier de gestion de projet peut vous aider à gagner votre projet. L'outil vous aide à planifier votre projet et vous assure d'avoir une stratégie claire sur la façon dont vous allez l'aborder. Vous pouvez créer votre chronologie de gestion de projet en suivant ce guide.

1. Rédiger une fiche de projet

Pour vous assurer que tout le monde sur votre projet est sur la même longueur d'onde, commencez par rédiger un résumé du projet. Une fiche de projet est un résumé rapide du projet. Considérez-le comme une version condensée de votre plan de projet. Il doit répondre aux questions :

  • Quel est le but du projet ?
  • Quels sont les objectifs du projet ?
  • Quelles sont les étapes clés ?
  • Combien de temps faudra-t-il pour terminer le projet?
  • A combien s'élève le budget ?

Soyez bref afin de ne pas submerger les parties prenantes du projet avec des détails inutiles. Ce sera le document auquel les parties prenantes et les membres du projet se réfèrent fréquemment au cours du projet.

2. Créer une structure de répartition du travail

Après avoir créé votre dossier de projet, vous devez créer un plan d'action pour lancer le projet. Ce plan d'action est appelé une structure de répartition du travail (WBS). Plutôt que d'écrire chaque action à entreprendre pour terminer un projet, le WBS se concentre sur les livrables et les jalons. Les règles pour faire un WBS sont :

  • règle 100% : Tout le travail qui se trouve dans le WBS doit être 100 % nécessaire pour atteindre les objectifs du projet. Il ne devrait y avoir aucun travail non lié ou redondant. Les sous-tâches doivent également être nécessaires à 100 % pour terminer une tâche parente.
  • Mutuellement exclusif : Ne comptabilisez aucun travail deux fois. Vous violerez la règle des 100 % et ferez des erreurs de calcul lors du calcul des ressources nécessaires pour mener à bien le projet.
  • Des résultats, pas des actions : Votre objectif principal doit être les livrables et non les actions. Par exemple, si vous construisez une maison, un livrable consiste à faire les fondations. Les étapes de ce livrable consisteront à choisir un site, à creuser, à installer et à sceller la semelle. Alors, ne vous perdez pas dans ces actions, mais concentrez-vous sur le résultat, qui est d'avoir une fondation.
  • La règle des 8/80 : Cette règle stipule qu'une tâche ne doit pas prendre moins de 8 heures à accomplir et qu'elle ne doit pas non plus prendre plus de 80 heures. Lors de l'application de cette règle, si le travail prend plus de 80 heures à accomplir, décomposez-le davantage en un lot de travaux inférieur.
  • Attribuer: Vous devez attribuer une tâche à une personne ou une équipe spécifique. Si votre WBS est complet, il ne devrait pas y avoir de chevauchement de travail entre les individus ou les équipes.
Voir aussi :  Comment gérer la surcharge de réunion : 5 astuces et outils

3. Créez un intervalle de temps

Équipe travaillant sur un projet

Une fois que vous avez créé votre structure de répartition du travail, allouez du temps pour accomplir chaque tâche. Pour les tâches que vous ne ferez pas vous-même, consultez directement la ou les personnes qui le feront. Demandez-leur ce dont ils ont besoin pour faire le travail et combien de temps ils vont avoir besoin.

Ne soyez pas trop optimiste en faisant cela. Créez un équilibre entre donner suffisamment de temps pour effectuer les tâches et respecter le calendrier global du projet. Prévoyez également une certaine marge de manœuvre pour toute situation imprévue.

4. Horaire dans les dépendances

Vous savez maintenant combien de temps il vous faudra pour terminer chaque tâche. Mais qu'en est-il des tâches qui dépendent les unes des autres ? Il y a souvent plusieurs séquences à une affectation qui dépendent les unes des autres.

Il existe généralement quatre types de dépendance de projet de gestion de projet. Ceux-ci sont:

  1. De la fin au début : la première tâche doit être terminée avant que la deuxième tâche puisse commencer.
  2. De bout en bout : la deuxième tâche ne peut pas être terminée tant que la première tâche n'est pas terminée. Par exemple, si vous faites du câblage électrique pour une maison, vous ne pouvez pas poser les fils avant une inspection.
  3. De bout en bout : les tâches successives ne peuvent pas démarrer avant le démarrage de la première tâche. Par exemple, vous ne pouvez pas niveler un sol en béton tant que vous n'avez pas coulé le béton.
  4. Indemnite : la première tâche doit commencer avant que la seconde ne soit terminée. Par exemple, si vous effectuez une mise à niveau vers un nouveau logiciel, vous commencerez à installer le nouveau logiciel avant de supprimer progressivement l'ancien.
Voir aussi :  Comment soustraire dans Google Sheets

Assurez-vous donc d'identifier la nature des dépendances que vous avez sous la main, puis travaillez dessus. Dans certaines situations, les dépendances sont des processus plus complexes, alors créez un organigramme, des couloirs ou un code couleur pour vous aider à les visualiser et à les identifier.

5. Créez une chronologie de base

Un réveil indiquant 7 heures

Il est maintenant temps de visualiser la chronologie de votre projet. Il existe plusieurs outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour créer le calendrier de votre projet. La référence pour la plupart des projets est le diagramme de Gantt.

Le diagramme de Gantt vous donne un aperçu rapide de votre projet, des dates de début et de fin des tâches, des étapes clés, des dépendances et du destinataire de chaque tâche. Les diagrammes de Gantt sont interactifs et peuvent être mis à jour et modifiés en temps réel. Les autres outils de chronologie que vous pouvez utiliser pour créer et gérer votre chronologie sont la chronologie historique et la chronologie du graphique vertical.

6. Envoyez-le

Partagez la chronologie avec toutes les parties prenantes du projet. Cela les ravira de voir un plan d'action clair pour le projet. Ils voudront également peser et faire des suggestions sur la façon d'améliorer certaines choses sur le projet. Soyez ouvert aux commentaires.

Voir aussi :  Comment utiliser la fonction ARRAYFORMULA dans Google Sheets

7. Changez au besoin

Un projet est une chose vivante et continuera de changer et d'évoluer au fur et à mesure. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Cela signifie simplement que vous devez vous adapter à mesure que les choses changent.

La bonne chose est que lorsque vous avez déjà un calendrier, vous serez plus en mesure d'intégrer le changement. Assurez-vous également de communiquer les changements en temps réel avec toutes les parties prenantes du projet.

Création de votre chronologie de gestion de projet

Créer votre premier calendrier de gestion de projet peut être intimidant. Cependant, avec les étapes ci-dessus, vous pouvez créer un calendrier méticuleux et mener à bien votre projet. Alors, assurez-vous de mettre en œuvre la directive ci-dessus et d'avoir un calendrier stellaire.

Cliquez pour évaluer cet article !
[Total: Moyenne : ]

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.