Guide complet pour l’organisation de réunions dans Google Meet

S’inscrire à une réunion Google Meet est une chose, l’organiser en est une autre. De nombreux points doivent être pris en compte, que vous réunissiez deux personnes ou une centaine, notamment la manière dont les autres participeront et les activités qu’ils pourront entreprendre.

Si vous êtes curieux de savoir comment fonctionne l’organisation d’un Google Meet, continuez à consulter cette page pour obtenir une vue d’ensemble complète.

Comment organiser une réunion professionnelle sur Google Meet

Il existe de nombreuses façons d’organiser un Google Meet. Tout dépend si vous souhaitez vous réunir en cours de route ou si vous choisissez d’organiser quelque chose. Lorsque vous organisez une réunion, Google vous offre trois possibilités :

• Créer une réunion pour plus tard — Lorsque vous choisissez cette option, Google génère un lien web que vous pouvez dupliquer et coller à l’endroit voulu. Vous pouvez inviter d’autres personnes en partageant le lien. Pour s’inscrire, les participants doivent coller le lien web dans leur barre d’adresse ou dans la zone prévue à cet effet sur la page d’accueil de la réunion.
• Démarrer une réunion immédiate — sélectionnez ce choix si vous souhaitez satisfaire dès aujourd’hui. Pour ajouter d’autres personnes, cliquez sur Montrer tout le monde — dans le coin inférieur droit et utilisez également le choix Ajouter des personnes en haut du panneau. Vous pouvez également reproduire le lien et l’envoyer dans un message.
• Programmer dans Google Calendar — Cette option permet d’ouvrir un nouvel événement dans Google Calendar. À partir de là, indiquez le jour et l’heure, et accueillez vos participants. La rédaction d’un programme de réunion efficace dans Google Agenda peut s’avérer facile, grâce à l’abondance des messages. Description de l’espace. Pour participer, il suffit aux participants de cliquer sur le lien web de la conférence et de suivre les instructions.

Pour trouver ces alternatives :

1. Cliquez sur Google apps en haut à droite de n’importe quelle page web de Google et choisissez Rencontrer ou rendez-vous sur meet.google.com.
2. Sélectionnez Nouvelle réunion, et vous les trouverez là.

Si vous invitez quelqu’un en utilisant l’alternative Google Agenda ou si vous l’incluez depuis la réunion, vous n’aurez pas besoin d’autoriser sa participation. Si vous envoyez simplement un lien web, Google demandera certainement l’autorisation à la personne de se joindre à la réunion lorsqu’elle sera prête.

Comment utiliser les contrôles de l’hôte dans Google Meet

Les contrôles d’hôte vous permettent de régler la manière dont les autres participants se joignent à vos conférences. Pour les activer, cliquez sur l’icône du cadenas en bas à droite de votre réunion et modifiez les paramètres suivants Gestion des hôtes sur.

Vous pouvez maintenant choisir si vous voulez ou non que les participants :

• partagent leur écran.
• Envoyer des messages de chat.
• Envoyer des réactions (emojis).
• Allumer leur microphone.
• Activez leur clip vidéo.

Vous devez également activer la gestion de l’hôte pour utiliser les fonctions suivantes Mettre fin à la conférence pour tous. Ce paramètre permet de quitter la session pour chaque personne en même temps. Pour mettre fin à la conférence pour tout le monde, cliquez sur Quitter l’appel téléphonique puis sur Fin de la réunion pour tout le monde.

Comment admettre, refuser et supprimer d’autres personnes dans Google Meets ?

En tant qu’hôte, vous gérez également les personnes qui peuvent rejoindre la conférence ou y rester. Les personnes que vous invitez à l’aide d’un lien vous demanderont certainement de vous inscrire à la réunion, et vous pouvez soit Admettre ou Refuser l’entrée.

S’il y a un groupe, cliquez sur Voir tous pour accepter ou refuser un par un ou en bloc si vous êtes certain de vouloir avouer ou refuser chaque personne. Pour exclure quelqu’un de l’appel téléphonique :

1. Aller à Montrer à tout le monde et trouvez l’invité dont vous voulez vous débarrasser.
2. Cliquez sur Plus d’activités , les 3 points près de leur nom.
3. Choisissez Retirer de l’appel.
4. A partir de là, vous pouvez les éliminer, les éliminer et les signaler, ou les éliminer et les gêner.

Chaque Google Meet utilise un code unique pour éviter les chevauchements. Vous pouvez recycler le même code pour plusieurs réunions. N’oubliez pas que si vous empêchez quelqu’un de participer à un Google Meet, cette personne ne sera empêchée de participer qu’aux sessions utilisant ce code. Pour lui permettre de se joindre ultérieurement, vous devez lui envoyer une nouvelle invitation à partir du code Afficher tout le monde dans la réunion.

Si vous organisez une réunion avec un nouveau code, une personne que vous avez précédemment bloquée d’une conférence avec un code différent peut s’inscrire avec.

6 façons de rendre les appels plus inclusifs dans Google Meet

Voici quelques idées pour rendre vos appels Google Meet beaucoup plus inclusifs.

1. Utilisez la fonction de tableau blanc

Sous Activités — l’icône des formes– dans le coin inférieur droit, vous pouvez commencer une session de tableau blanc avec votre équipe. Vous accédez alors à un autre écran ou Jamboard qui ressemble à un logiciel de traitement de texte et fonctionne comme lui. Ici, vous et votre groupe pouvez dessiner avec le stylo ou inclure des notes autocollantes, des photos, des formes et du texte.

Il se peut que vos participants soient enchantés par les appareils ou qu’ils aient besoin d’un moment pour se familiariser avec eux. Pour dépasser ce stade, il est conseillé de laisser passer quelques minutes de jeu avant d’évacuer la structure et de redonner de l’attention à tout le monde.

2. Utiliser les réactions

Les réactions ou les émojis dans Google Meet sont un excellent moyen de permettre aux autres de participer, que vous les invitiez à réagir au fur et à mesure de la réunion ou que vous leur demandiez de partager leurs sensations sur des sujets particuliers. Vous ne pouvez les désactiver que si vous ne souhaitez pas qu’ils distraient les autres ou qu’ils nuisent au bon déroulement de la conférence.

3. Demander des réponses en ligne

Invitez vos interlocuteurs à répondre ou à poser des questions au cours de la conversation. De cette façon, vous pouvez examiner les contributions des autres sans que tout le monde parle en même temps.

4. Utilisez la fonction « lever la main ».

En utilisant la fonction Main levée vous pouvez inviter des personnes à poser des questions ou à faire part de leurs réflexions au cours d’une conversation. Vous pouvez ainsi les inviter à s’exprimer tout en veillant à ce que la conversation se poursuive.

5. Donnez la parole aux autres

Il peut être difficile d’assister à une conférence et d’écouter la même personne ou la même petite équipe parler longuement d’un sujet. Ajustez les points en demandant aux participants de prendre la parole ou de fournir des informations.

6. Tentez quelques questions pour briser la glace

Prendre la parole en réunion peut être un obstacle pour certains, en particulier si les participants ne se connaissent pas. Réchauffez les participants et aidez-les à se présenter en posant une question brise-glace.

Il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un jeu vidéo – les brise-glace peuvent simplement être des sujets amusants que vous utilisez pour aider les participants à se familiariser les uns avec les autres. Pour ce faire, il est utile de s’adresser d’abord aux participants. Cela permettra de donner un exemple et de montrer qu’il n’y a pas lieu d’être anxieux.

Obtenir un hébergement avec Google Meets

Grâce à ses configurations et fonctionnalités robustes, Google Meets est une application exceptionnelle pour l’organisation de conférences. Elle utilise simplement la bonne quantité d’outils – ni plus, ni moins. Plus important encore, vous pouvez l’utiliser gratuitement à condition d’avoir un compte Google.

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