Les 12 meilleures fonctionnalités de Microsoft Access pour la gestion de bases de données

La surveillance de la base de données peut être récurrente et aussi chaotique si vous n’utilisez pas le meilleur outil. Avec Microsoft Access, la gestion d’une base de données de relations s’avère très simple.

Lisez la suite pour en savoir plus sur Microsoft Access et ses principaux composants et attributs.

Qu’est-ce que Microsoft Access ?

Microsoft Access est un outil de productivité durable qui inclut la collection Microsoft 365. Dans cette source de données, vous pouvez enregistrer sur vidéo, extraire, éditer et suivre les informations. Vous pouvez même développer un partenariat entre les données.

En plus d’enregistrer une grande quantité d’informations, il favorise un accès simple à l’information ainsi qu’une utilisation sur différents systèmes. Microsoft Access prend également en charge la combinaison avec divers autres appareils pour une synchronisation de données simple. Quelques-unes de ses parties principales sont les tableaux, les formulaires, les rapports et les requêtes.

1. Vue des coulisses

La vue Microsoft Access Backstage est ce que vous voyez lorsque vous démarrez le logiciel Access mais n’ouvrez pas de base de données. Avec Microsoft Access Backstage sight, les utilisateurs peuvent exécuter d’innombrables tâches d’administration de sources de données, consistant à ouvrir une source de données existante et à en créer une nouvelle.

Son panneau de menu comprend des commandes que vous pouvez mettre sur une base de données de documents. À partir de son ruban Fichier, vous pouvez sélectionner parmi ses mises en page pour produire un tout nouveau fichier.

2. Base de données

Microsoft Access est un système d’administration de base de données (SGBD) qui vous permet de créer et de gérer de grandes bases de données. Une base de données vous aide à conserver les informations de manière organisée.

Un fichier de source de données produit dans Microsoft Access 2007 ou version ultérieure sur des variantes comporte l’extension de fichier nommée ACCDB, tandis que les bases de données développées dans les versions antérieures d’Access sont appelées MDB.

En règle générale, toutes les tables d’une source de données Access, ainsi que d’autres éléments, tels que les types, les enregistrements, les macros et les composants, sont enregistrées dans un fichier.

3. Relations

En développant des relations, vous pouvez créer un lien entre 2 tables différentes. Une connexion implique des zones de 2 tables ayant des informations correspondantes.

Par exemple, la zone Student ID de la table Student Data peut être mise en contact avec un champ du même nom dans la table Student Results. Les relations aident à éviter les informations manquantes et à déterminer rapidement les résultats d’une question.

4. Clés primaires

Lorsqu’il s’agit de connecter et d’intégrer de manière significative des données de plusieurs tables dans Microsoft Access, vous devez utiliser le champ vital principal. L’astuce principale d’une table est la clé internationale dans une autre table. On peut inclure la zone cruciale principale dans d’autres tableaux pour se référer à la table principale de la source de clé.

5. Tableaux

Les tableaux Access ressemblent à une feuille de calcul Excel contenant des lignes et des colonnes. Pourtant, dans Microsoft Access, les lignes et les colonnes sont appelées documents et également zones.

De plus, il stocke les informations d’une manière différente d’un tableur. Vous devez développer une table pour suivre chaque type d’informations. Cette procédure est appelée normalisation. Il vous aide à éviter les redondances et rend également une base de données adaptable.

6. Types

Les formulaires Microsoft Access vous permettent de voir, d’entrer et de modifier les données d’une ligne à chaque fois. Un type contient généralement des commutateurs de commande et également des commandes pour effectuer diverses autres tâches, telles que l’envoi d’informations à un autre outil.

À l’aide de formulaires, vous pouvez réguler exactement la manière dont une personne se connecte aux informations de la source de données. Vous pouvez trouver des outils de production aimables sur le Créer de la sélection d’aliments du ruban d’accès. Ici, vous pouvez créer votre propre type délibérément un type vierge. Mais l’option la plus efficace est de se soumettre à l’assistant de formulaire.

7. Enregistrements

Vous pouvez utiliser les rapports Access pour mettre en page, compiler et des données existantes. Généralement, il contient une solution à une certaine enquête. Exécutez un enregistrement à tout moment pour obtenir les détails de la source de données mise à niveau.

Il est également pratique de mettre en page un rapport pour présenter les données de l’une des manières les plus fiables. Vous pouvez le personnaliser pour l’afficher, l’imprimer, l’exporter ou l’envoyer en pièce jointe d’un e-mail.

8. Requêtes

La fonction d’une requête est de récupérer des informations qui rencontrent des problèmes de détails à partir des tables. Vous pouvez également l’utiliser pour effectuer des calculs prédéfinis. Sur l’application de bureau Access, vous pouvez utiliser des requêtes pour mettre à niveau ou supprimer plusieurs enregistrements simultanément.

Les requêtes peuvent être de deux types : les requêtes de sélection et les requêtes d’activité. Alors qu’une requête de sélection permet aux clients d’afficher, de dupliquer et d’imprimer les données récupérées, une requête d’action peut exécuter un travail avec les informations.

9. Macro

Une macro est un périphérique qui automatise les tâches et inclut des fonctionnalités pour divers composants de source de données, y compris les types, les enregistrements et les contrôles. Il s’agit d’un programme permettant d’automatiser les tâches pratiques telles que l’ouverture d’un rapport, l’exécution d’une question, le copier-coller et le format de tableau dans Access que vous effectuez de manière cohérente.

Dans certaines circonstances, en connectant une macro à un bouton de commande, vous pouvez garantir que la macro s’exécute lorsque vous cliquez sur ce commutateur.

10. Composants

Un module est un ensemble d’instructions ainsi que des traitements qui incluent des fonctionnalités pour votre source de données. Ces déclarations sont assemblées comme un dispositif. Vous devez utiliser le langage VBA pour écrire des modules.

Il peut y avoir des composants de cours ou des modules communs. Les modules de cours sont liés à des types et également à des rapports, tandis que les modules communs ne sont liés à rien.

11. Masques de saisie

Les masques de saisie indiquent le format valide de votre valeur d’entrée dans un champ. Cependant, cet attribut est simplement disponible pour les bases de données d’ordinateurs de bureau Access.

Les masques de saisie peuvent garantir la cohérence de la valeur obtenue, en particulier dans les champs sensibles à la valeur tels que le numéro de contact ainsi que les codes postaux. Il a un élément nécessaire et également 2 éléments facultatifs, chacun divisé par un point-virgule.

12. Règles de validation

Vous pouvez utiliser ces règlements pour valider les informations que vous faites partie d’une base de données. L’entrepreneur d’expression peut vous aider à styliser la directive avec précision. Microsoft Access propose deux types de directives de validation :

Règle de validation de champ

Si vous avez établi une politique de reconnaissance pour un champ, Access vous empêche de quitter cette zone à moins que vous n’entriez dans une valeur légitime. J’ai l’intention d’ajouter >>= #12/01/2021# dans la maison de Règle de validation du champ du jour. Parce que cas, vous devez entrer dans les dates juste à partir du 1er décembre 2021.

Règle de validation d’enregistrement

Vous pouvez l’utiliser pour régler le moment où vous pouvez enregistrer un enregistrement. Cette ligne directrice prend en considération d’autres domaines dans exactement le même tableau et contraste leurs valeurs.

Microsoft Access pour la gestion de la base de données relationnelle

Lorsqu’il s’agit de gérer une base de données relationnelle, Microsoft Access offre une solution transparente pour les utilisateurs professionnels. Cet article a passé en revue les fonctionnalités fondamentales de Microsoft Access, analyse dont vous aurez un concept essentiel concernant l’appareil.

Si vous souhaitez savoir comment créer une base de données simple à l’aide de Microsoft Access, consultez le court article sur la conformité.