4 raisons pour lesquelles je pense que les outils de gestion des connaissances sont surestimés

Il existe aujourd’hui de nombreux outils de gestion des connaissances personnelles. Chacun d’entre eux promet d’organiser votre vie et d’améliorer votre efficacité. Si ces outils sont souvent bien conçus et peuvent être utiles, ils ne sont pas la solution miracle qu’on leur prête. Voici pourquoi.

1 Complexité et surcharge de fonctionnalités

Que ce soit en raison de la pression de la concurrence ou de la demande des utilisateurs, la plupart des outils de gestion des connaissances sont assez complexes et peu conviviaux pour les débutants. Ils ont tendance à être des « applications à tout faire », dotées de fonctions superflues telles que la gestion des tâches, l’agenda et la programmation.

Notion est un excellent exemple d’outil de gestion des connaissances doté de nombreuses fonctionnalités et d’une courbe d’apprentissage abrupte. Il s’agit d’une application populaire, mais ses nombreuses fonctionnalités nuisent à la fonctionnalité de base, ce qui la rend difficile à utiliser pour des tâches simples et quotidiennes.

Notion

En réalité, la gestion des connaissances est aussi complexe que vous le souhaitez. Tout le monde n’a pas besoin de toutes les fonctionnalités annoncées par ces outils, et leurs cas d’utilisation sont généralement très spécialisés.

En outre, il ne faut pas croire qu’une configuration correcte d’Obsidian avec plusieurs plugins et scripts d’automatisation les rendra instantanément plus productifs qu’un simple système de prise de notes. Les applications de productivité « tout-en-un » sont rarement le meilleur choix. Il est souvent préférable de diversifier votre système sur différentes plateformes et de l’adapter à vos besoins spécifiques.

2 Temps d’installation et de maintenance

Le temps d’installation et de maintenance peut rapidement devenir un piège pour la productivité avec les outils de gestion des connaissances. Vous pouvez facilement vous perdre dans la conception du système de prise de notes parfait avec les modèles, les bases de données et le style et ignorer les notes que vous vouliez prendre. La gestion du système de prise de notes devient une tâche à part entière, drainant du temps et de l’énergie qui pourraient être consacrés à un travail réellement productif.

Il ne s’agit pas d’un problème lié aux outils eux-mêmes, mais plutôt à la manière dont ils sont utilisés et commercialisés. Les outils de gestion des connaissances sont conçus pour être personnalisables et flexibles afin de répondre aux besoins différents des utilisateurs, ce qui est une force. Cependant, cette flexibilité conduit souvent à des configurations inutilement complexes et difficiles à maintenir.

Lorsque vous construisez un système de gestion des connaissances, vous devez privilégier la simplicité et l’aspect pratique à la complexité et à la perfection. Si votre configuration actuelle ne vous convient pas, modifiez-la jusqu’à ce qu’elle vous convienne, mais gardez à l’esprit qu’il n’existe pas de configuration parfaite.

3 Trop d’options

Il existe une quantité impressionnante d’outils de gestion des connaissances, qui offrent tous les mêmes fonctionnalités de base. Cette abondance d’options logicielles rend difficile le choix du bon outil.

Ces plates-formes logicielles sont généralement assez similaires, plus que la plupart des utilisateurs ne voudraient l’admettre. Elles proposent les mêmes fonctionnalités essentielles : prise de notes, étiquetage, recherche et création de liens, dans des interfaces différentes et avec de légères variations. La principale différence entre ces outils réside généralement dans l’approche de la catégorisation et de la structuration des notes et dans la manière dont ils enferment les utilisateurs dans leur plateforme.

Idéalement, vous devriez choisir une plateforme de gestion des connaissances qui fonctionne hors ligne, qui est multiplateforme et qui stocke vos notes dans un format qui peut être facilement exporté à l’avenir (par exemple, Markdown). Une fois que vous avez fait le tri, il vous suffit de choisir celle qui vous semble la plus attrayante ou qui offre les fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin.

4 influenceurs de la productivité

Les influenceurs de la productivité sont la principale raison pour laquelle les outils de gestion des connaissances personnelles sont surestimés. Ils gonflent les promesses de ces applications et les présentent comme un raccourci vers la productivité.

Leur outil de gestion des connaissances préféré ou le choix de la semaine est le meilleur moyen d’organiser l’information, d’améliorer votre compréhension et de construire un « deuxième cerveau ». Le contenu est plus axé sur l’esthétique et la personnalisation que sur l’utilité réelle des outils. Sans parler du segment publicitaire où l’on parle des modèles ou du cours complet qui offre « tout ce que vous devez savoir ».

En règle générale, je me méfie des personnes dont l’activité principale consiste à enseigner aux gens à être productifs. Ils ont généralement plus de succès à vendre l’idée de la productivité qu’à la vivre eux-mêmes.

La gestion des connaissances se résume à prendre de bonnes notes, distillées, et à organiser ces notes d’une manière qui a du sens pour vous. La structure doit être au service du contenu et non l’inverse. Le meilleur système de gestion des connaissances personnelles est celui qui fonctionne pour vous, et il peut être mis en œuvre dans n’importe quel outil, des fiches physiques aux bases de données numériques de Notion.