Augmenter la productivité avec l’édition collaborative de documents de ONLYOFFICE
Cet article est sponsorisé par ONLYOFFICE. Les choix de produits et les opinions exprimées proviennent du sponsor et ne reflètent pas les opinions de la rédaction de lizengo.fr.
Lorsqu’il s’agit de travailler en équipe, une collaboration documentaire efficace peut faire ou défaire la productivité. ONLYOFFICE fournit une suite robuste d’outils qui rationalisent les flux de travail collaboratifs pour les équipes de toutes tailles.
De la co-écriture de documents en temps réel à la gestion de feuilles de calcul et de PDF complexes, ONLYOFFICE permet aux équipes de travailler ensemble de manière transparente, que ce soit dans un bureau, à distance ou dans un environnement hybride. Avec sa dernière version, la version 8.2, ONLYOFFICE introduit l’édition collaborative de PDF ainsi que des fonctionnalités d’utilisation améliorées, ce qui permet plus que jamais d’accélérer le travail.
Collaboration documentaire en temps réel facilitée
Avec ONLYOFFICE, les équipes peuvent co-écrire des documents, des feuilles de calcul et des présentations simultanément, réduisant ainsi les allers-retours et accélérant l’achèvement des projets.
Documents ONLYOFFICE
La plateforme propose deux modes de co-édition :
- Mode rapide : Toutes les modifications sont visibles par les collaborateurs en temps réel, ce qui permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde.
- Mode strict : Ce mode permet de verrouiller des sections du document pendant l’édition, afin d’éviter les interruptions et de se concentrer sur des domaines spécifiques.
Cette flexibilité est idéale pour les équipes distribuées qui travaillent sur des projets complexes tels que des propositions marketing ou des rapports trimestriels. Par exemple, un responsable marketing peut modifier des sections clés d’une présentation en privé en mode strict, tandis qu’un concepteur met simultanément à jour les diapositives avec des éléments visuels dans une autre partie.
Formulaires PDF rationalisés et édition collaborative avec la version 8.2
L’une des nouveautés les plus intéressantes d’ONLYOFFICE 8.2 est l’édition collaborative de PDF. Contrairement à de nombreuses plateformes où les PDF sont statiques, ONLYOFFICE permet aux équipes d’éditer des PDF en temps réel, permettant une collaboration transparente sur les formulaires, les contrats et les documents officiels.
Imaginez une équipe juridique qui rédige un contrat avec plusieurs parties prenantes. Avec l’édition collaborative de PDF, chaque membre de l’équipe peut ajouter des commentaires, faire des changements et suggérer des modifications directement sur le PDF. Le conseiller juridique peut verrouiller les clauses spécifiques qu’il examine, tandis que le service financier ajoute simultanément des conditions de paiement à une autre section.
La possibilité de créer des formulaires PDF à remplir s’avère également précieuse pour les services des ressources humaines. Par exemple, les équipes RH peuvent préparer des formulaires de demande d’emploi que les candidats remplissent en ligne, éliminant ainsi la nécessité d’une saisie manuelle des données et de formulaires papier.
Le partage simplifié grâce à des autorisations flexibles
ONLYOFFICE rend le partage de documents facile en fournissant des permissions flexibles pour différents rôles. Les utilisateurs peuvent décider si d’autres personnes peuvent voir, éditer, commenter ou réviser les documents, ce qui est idéal pour les projets sensibles.
Vous pouvez également partager des plages individuelles dans des feuilles de calcul, ce qui est parfait lorsque vous travaillez avec de grands ensembles de données. Par exemple, un comptable peut partager uniquement les données pertinentes d’une feuille de budget avec les chefs de service, en veillant à ce que chaque personne puisse filtrer et explorer les informations de manière indépendante sans perturber les vues des autres.
En outre, les équipes peuvent restreindre les autorisations de copie, de téléchargement et d’impression, afin de garantir la sécurité des informations sensibles. Le partage public est également disponible pour les cas où les documents doivent être accessibles aux partenaires ou clients externes.
Commenter, mentionner et communiquer dans les documents
La communication est au cœur de la collaboration, et ONLYOFFICE permet de commenter facilement des sections spécifiques de documents et de marquer des coéquipiers à l’aide de @mentions. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les projets à évolution rapide où un retour d’information rapide est essentiel.
Par exemple, lors d’une campagne de lancement de produit, un rédacteur peut mentionner le responsable marketing dans un document, en lui demandant de donner son avis sur des descriptions de produits spécifiques. Le responsable marketing reçoit une notification, passe directement à la section concernée et donne son avis, sans qu’il soit nécessaire d’envoyer de longs courriels.
Pour améliorer encore la collaboration, ONLYOFFICE offre des outils de chat intégrés et s’intègre avec des plugins tels que Jitsi et Rainbow pour les appels audio et vidéo. Les équipes peuvent réfléchir en temps réel sans changer de plateforme, ce qui permet à chacun de rester concentré et aligné.
Suivre les modifications, comparer les versions et gérer les documents sans effort
ONLYOFFICE offre des outils puissants pour suivre les changements et revoir les contributions des collaborateurs. Chaque modification est mise en évidence, ce qui permet aux membres de l’équipe d’accepter ou de rejeter les changements individuellement ou en une seule fois. Cette fonctionnalité assure la transparence du processus d’édition, ce qui la rend particulièrement utile pour les équipes juridiques ou les chercheurs universitaires qui révisent des rapports et des publications.
La fonction d’historique des versions conserve la trace de toutes les modifications, de sorte que les utilisateurs peuvent revoir les versions précédentes ou y revenir si nécessaire. Cette fonction offre une grande tranquillité d’esprit dans le cadre de projets à long terme où des erreurs ou des modifications obsolètes peuvent survenir. En outre, la plateforme permet aux utilisateurs de comparer et de combiner des documents, ce qui facilite le rapprochement de plusieurs projets ou propositions en un seul fichier cohérent.
Intégration avec vos plateformes préférées et solutions personnalisées
ONLYOFFICE s’intègre de manière transparente à plus de 40 plateformes, dont Nextcloud, Moodle, WordPress, Box et Odoo. Les équipes peuvent connecter ONLYOFFICE Docs directement à ces services, permettant l’édition de documents dans des environnements familiers. Cette flexibilité permet aux utilisateurs de travailler efficacement sans passer d’une application à l’autre.
Les développeurs peuvent également intégrer ONLYOFFICE Docs dans des services personnalisés afin d’offrir à leurs clients des fonctionnalités d’édition de documents propres à leur marque. Cette fonctionnalité ouvre des opportunités pour les plateformes SaaS et les systèmes d’apprentissage en ligne d’améliorer leurs offres avec des outils d’édition de qualité professionnelle.
Des espaces DocSpaces sécurisés pour une collaboration ciblée
ONLYOFFICE permet aux utilisateurs de créer des DocSpaces sécurisés, qui agissent comme des salles dédiées au travail sur des projets spécifiques. Ces espaces sont parfaits pour les équipes interfonctionnelles, fournissant un environnement sécurisé où les membres peuvent voir, éditer et collaborer sur divers documents. Qu’ils travaillent à partir d’un ordinateur de bureau ou d’un appareil mobile, tous les membres restent connectés, ce qui garantit un progrès continu.
Travailler en déplacement grâce aux applications mobiles et à la prise en charge hors ligne
Pour les équipes en déplacement, ONLYOFFICE propose des applications mobiles gratuites pour iOS et Android, assurant un accès transparent aux documents depuis n’importe quel endroit. Les utilisateurs peuvent également modifier des fichiers hors ligne avec des applications de bureau disponibles pour Windows, macOS et Linux, synchronisant les modifications vers le cloud lorsqu’ils sont reconnectés.
Cette flexibilité rend ONLYOFFICE idéal pour les professionnels en déplacement, les travailleurs à distance, ou toute personne qui a besoin d’accéder à des documents dans des environnements imprévisibles.
ONLYOFFICE : Une solution complète pour une collaboration moderne
ONLYOFFICE offre une solution tout-en-un pour la collaboration documentaire, combinant des outils d’édition puissants, la co-écriture en temps réel et le partage sécurisé. Ses dernières fonctionnalités, notamment l’édition collaborative de fichiers PDF, témoignent de l’engagement de la plateforme à évoluer avec les besoins des entreprises modernes.
Que vous travailliez sur une feuille de calcul complexe, que vous rédigiez un contrat ou que vous gériez le lancement d’un produit, ONLYOFFICE permet aux équipes de collaborer sans friction. Son interface intuitive, ses intégrations robustes et ses permissions flexibles en font un outil idéal pour les entreprises, les établissements d’enseignement et les professionnels individuels.
