Cette IA planifie ma journée mieux que je ne pourrais jamais le faire

Parfois, le simple fait de penser à la quantité de tâches qui figurent sur ma liste de choses à faire suffit à me submerger, ce qui me conduit soit à une dépression massive, soit à une heure de plus à regarder un épisode de Netflix « juste un de plus ». C’est pourquoi j’ai tendance à planifier chaque minute de ma journée. Heureusement, j’ai trouvé un outil d’IA qui le fait bien mieux que je ne pourrais jamais le faire.

1 Planifie les tâches en fonction de leur priorité et de leur disponibilité

Au lieu de passer du temps à insérer manuellement toutes mes tâches dans mon calendrier, je laisse à l’IA le soin de les planifier en fonction de leur priorité et de leur disponibilité. Récupérer s’en charger pour moi. Reclaim est un outil de planification de calendrier assisté par l’IA qui se synchronise avec mon Google Calendar et organise automatiquement les tâches en fonction de leur priorité et de ma disponibilité.

Il s’assure qu’aucune tâche ne se chevauche ou n’est programmée pendant les heures que j’ai bloquées manuellement ou lorsque Reclaim a déjà réservé du temps pour d’autres tâches. Si une tâche plus prioritaire se présente, Reclaim réorganise les tâches déjà planifiées et donne la priorité aux tâches dont la date d’échéance approche et à celles pour lesquelles il reste encore beaucoup de travail.

Par exemple, j’ai des tâches non négociables, comme des cours, bloquées dans mon calendrier. Lorsque j’ajoute des tâches dans Reclaim, il en tient compte et évite de programmer des tâches pendant ces créneaux, à moins que je ne les supprime de mon calendrier ou que je fasse des pauses entre les cours.

2 Décomposer les tâches en petits morceaux

L’un des aspects que je préfère dans l’utilisation de Reclaim pour la planification est qu’il me permet de décomposer les tâches et de les diviser en plus petites parties que je peux répartir sur plusieurs jours. Par exemple, j’ai des examens qui approchent et j’ai prévu que je devrais consacrer environ 40 heures de préparation en dehors des heures d’ouverture de l’université.

Au lieu de bloquer manuellement du temps dans mon calendrier jusqu’à la semaine des examens, je me suis simplement rendu dans Reclaim, j’ai créé une tâche intitulée « Préparation des examens » et j’ai fixé la durée à 40 heures. J’ai coché la case pour Diviser la tâche, afin que Reclaim la répartisse sur plusieurs jours.

Ensuite, j’ai ajouté une durée minimale et une durée maximale, en précisant la quantité minimale et maximale que je pouvais consacrer à l’étude en une seule session. Enfin, j’ai fixé la date d’échéance au premier jour de mon examen final. En quelques minutes, Reclaim a programmé automatiquement mes sessions d’étude dans mon calendrier, sans que je n’aie à faire quoi que ce soit !

Si je manquais de temps et que j’avais des tâches moins importantes déjà bloquées, Reclaim les ajustait pour s’assurer que je finisse ma préparation avant la date d’échéance que j’avais fixée.

3 Réorganise automatiquement les tâches

J’aimerais bien vivre dans un monde où je cocherais chaque jour toutes les tâches de ma liste de choses à faire, mais la vie a toujours une façon de se mettre en travers, et ce n’est tout simplement pas réaliste. L’une des fonctionnalités qui distingue Reclaim des autres applications de planification est sa capacité à reprogrammer automatiquement les tâches si je les manque ou si mon emploi du temps ou mes priorités changent.

Comme je l’ai mentionné précédemment, si une tâche plus importante se présente et modifie mes priorités, Reclaim reprogrammera automatiquement la tâche manquée. Cela permet de ne rien oublier et de maintenir mes tâches sur la bonne voie sans effort supplémentaire de ma part.

L’outil vous permet également de choisir si vous souhaitez que les tâches démarrent automatiquement lorsqu’elles sont planifiées ou manuellement.

Si vous sélectionnez la première option, Reclaim suppose que vous avez démarré la tâche à l’heure prévue. Si la deuxième option est activée, vous devez appuyer manuellement sur la touche Démarrer avant de commencer une tâche. Si vous ne le faites pas, Reclaim suppose que vous l’avez manquée et la reprogramme. J’ai activé cette dernière option et elle m’a sauvé la vie.

4 ajoute des pauses pour prévenir l’épuisement professionnel

Je ne suis pas vraiment fier de mon habitude de surcharger mon agenda et de ne pas laisser de place pour les pauses. J’ai tendance à remplir chaque minute de la journée, pensant que je peux accomplir chaque tâche avec le même élan, sans prendre une seule pause entre les deux. Mais soyons réalistes, de qui je me moque ?

Je travaille activement à l’amélioration de mon équilibre entre vie professionnelle et vie privée et j’ai peu à peu réalisé que si le fait d’avancer sans faire de pause peut m’aider à rester concentré sur mes tâches pendant la première moitié de la journée, ce n’est pas viable à long terme. C’est là que Reclaim entre en jeu. Il ajoute automatiquement des pauses entre les tâches, les empêchant ainsi d’être planifiées les unes à la suite des autres.

Vous pouvez choisir des pauses de 15 minutes à une heure (ou aucune). Je l’ai réglé sur 30 minutes avant les tâches. Il ajoute également un « temps de décompression » après les réunions, bien que je n’utilise pas souvent cette fonction car j’ai rarement des réunions à organiser.

5 Me permet de savoir où va mon temps

L’une des meilleures façons d’améliorer la productivité est de suivre l’utilisation de son temps. Reclaim fournit une gamme de statistiques sur trois périodes de temps : les deux dernières semaines, les 4 dernières semaines, et les 12 dernières semaines. Sous la rubrique « Mon temps », votre temps est réparti entre les catégories suivantes Voyage, Travail approfondi et Travaux superficiels.

Il indique également le temps que vous consacrez aux habitudes & Tâches au cours des mêmes périodes. En outre, Reclaim suit le temps moyen consacré aux réunions externes, individuelles et d’équipe. Ce que je préfère, c’est le Équilibre entre vie professionnelle et vie privée qui indique la moyenne des heures personnelles, des heures de vacances et des heures travaillées en dehors des heures normales de travail.

Chaque fois que je le consulte, je me rappelle qu’il faut vraiment que je modifie mon horaire de sommeil ! Ces statistiques m’aident également à identifier des schémas, par exemple si je passe trop de temps à travailler de manière superficielle et si je dois réserver plus de temps de concentration pour le travail en profondeur.

Je crois personnellement que Reclaim est l’un des outils qui a changé ma vie pour le mieux, et il a certainement réduit le nombre d’heures que je passe à mélanger des événements dans mon calendrier et me permet de m’assurer que mon temps est consacré à ce qui est vraiment important.