Comment la mise en lots des tâches a amélioré ma concentration (et quand elle ne l’a pas fait)
Le regroupement des tâches est une technique de productivité fondée sur des données scientifiques et très facile à utiliser. C’est un moyen intuitif de structurer votre journée et d’accomplir plus de tâches en moins de temps. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une stratégie universelle, elle peut constituer un excellent point de départ pour développer votre système de productivité personnel.
Qu’est-ce que la mise en lots de tâches ?
La mise en lots des tâches est une technique de gestion du temps qui consiste à regrouper des tâches similaires et à les programmer dans des blocs de temps dédiés, plutôt que de s’y atteler à des moments aléatoires au cours de la journée. Cette technique est idéale pour les activités fréquentes dont le processus est clairement défini.
Si le traitement par lots trouve son origine dans la fabrication et les débuts de l’informatique, ce n’est que récemment qu’il a trouvé des applications dans la gestion du temps et la productivité. Il repose sur le concept selon lequel il est plus facile de poursuivre une tâche une fois qu’elle est commencée, et le fait de changer de tâche ou de faire face à des interruptions peut introduire un « coût de changement », qui peut entraîner une baisse de la productivité pouvant aller jusqu’à 40 % lorsqu’il est accumulé, selon l’Institut de recherche sur les politiques publiques (IRPP). American Psychological Association.
La mise en lots des tâches est similaire à la mise en boîte/blocage du temps, qui consiste à diviser son temps de travail en intervalles fixes prévus pour de petits segments d’activité. Cependant, à la différence du blocage du temps, la répartition des tâches se concentre sur le regroupement de tâches similaires en sessions ininterrompues.
La durée de ces sessions est toujours importante, mais elle joue un rôle moins critique que le blocage du temps. La mise en lots des tâches est plus flexible et peut être mieux adaptée aux personnes travaillant sur leur temps libre.
Les techniques de mise en lots des tâches et de blocage du temps peuvent fonctionner de manière similaire dans la pratique si vous avez un flux de travail très rationalisé.
La mise en lots des tâches, en tant que technique de productivité, permet d’accomplir plus de tâches avec moins d’effort mental. Elle élimine le temps perdu à passer fréquemment d’une activité à l’autre. Il vous aide également à entrer dans un état de fluidité puisque vous vous concentrez sur une seule tâche pendant une période prolongée.
La mise en lot des tâches est facile à mettre en œuvre. Les applications qui vous permettent de planifier votre journée peuvent également vous aider dans cette tâche, car elles ne nécessitent pas de fonctionnalités particulières. Si vous préférez une approche moins technique, un journal physique fera également l’affaire.
Comment la mise en lots des tâches me permet d’être plus concentré et plus productif
Au cours des derniers mois, j’ai lentement introduit la mise en lots des tâches dans mon flux de travail, et l’expérience a été enrichissante. Je me sens moins anxieuse et moins débordée, et je ne reviendrai pas à planifier chaque minute de ma journée de travail.
Il existe deux grandes façons d’utiliser la mise en lots des tâches : la mise en lots traditionnelle, où les tâches sont regroupées en blocs horaires au sein d’une même journée, et la mise en lots thématique, qui consiste à affecter des jours entiers de la semaine à des types de tâches spécifiques.
La répartition traditionnelle des tâches correspond davantage à l’emploi du temps d’un individu type, qui doit effectuer différentes tâches avant la fin de la journée. La thématisation d’une journée, en revanche, est difficile à intégrer dans un environnement de travail traditionnel et fonctionne mieux pour les travailleurs indépendants ou les cadres de haut niveau, plus préoccupés par la vue d’ensemble que par la gestion active et quotidienne d’une entreprise.
Personnellement, la mise en lots de tâches traditionnelles est plus adaptée à mon flux de travail que la thématisation à la journée.
Lorsque j’élabore un plan pour la journée, je commence par dresser la liste de toutes les tâches que je dois accomplir. J’utilise Microsoft To Do (multiplateforme et fonctionnant hors ligne), mais il existe plusieurs autres options intéressantes pour la gestion des tâches.
À ce stade du plan, le calendrier est moins important que l’activité elle-même. Une fois que j’ai ma liste de choses à faire, je peux sélectionner les tâches qui impliquent un processus similaire et les regrouper en blocs. Un bloc est un ensemble de tâches que je dois réaliser dans un certain délai.
J’utilise Google Calendar pour créer et étiqueter ces blocs, en les programmant comme des événements directement sur mon calendrier. Je peux avoir jusqu’à cinq blocs par jour, ainsi que de petites tâches qui n’entrent dans aucun bloc.
Le cadre temporel doit être défini lors de la planification de votre journée, mais il peut être aussi précis ou flexible que vous le souhaitez dans la pratique.
Par exemple, en tant qu’écrivain, je choisirais toutes les tâches qui impliquent l’écriture et je les placerais dans un bloc singulier. Écrire bloc. Pendant ce bloc, je ne ferais rien d’autre que d’écrire. Selon la durée du bloc, je peux faire une ou deux pauses, mais je reviens toujours à l’écriture.
Il y a quelques principes à garder à l’esprit lorsque vous utilisez la mise en lots des tâches dans votre emploi du temps :
- Pas d’interruptions: Il est très important d’éviter les interruptions pendant un bloc de temps, qu’il s’agisse d’une autre tâche prévue dans votre emploi du temps ou d’une activité non planifiée. Si quelque chose se présente pendant que vous êtes dans un bloc de temps, il peut être préférable de prendre note de le faire plus tard plutôt que d’abandonner la tâche en cours.
- Faites des pauses entre les blocs: Vous devez prendre une pause proportionnelle après une longue période d’activité. La technique Pomodoro traditionnelle ne convient pas à la mise en lots des tâches, mais vous pouvez la modifier en faisant des sessions plus longues, par exemple un bloc de 90 minutes suivi d’une pause de 20 minutes.
- Organiser en fonction des priorités: Toutes les tâches urgentes ne sont pas importantes et toutes les tâches importantes ne sont pas urgentes. Il est important d’établir des priorités, même lorsque vous travaillez par lots. La compréhension de ce qui doit être fait est la partie la plus essentielle de la planification.
Quand le regroupement de tâches n’est-il pas approprié ?
La répartition des tâches ne convient pas à toutes les situations. Elle est plus efficace dans les environnements où l’attention et la concentration sont prioritaires. Elle n’est donc pas idéale dans les environnements où les problèmes urgents nécessitent une attention immédiate, comme le service à la clientèle ou les interventions d’urgence.
En outre, la mise en lots des tâches peut ne pas fonctionner correctement pour les tâches très sensibles au temps, car elle donne la priorité au processus plutôt qu’au résultat. Pour les tâches qui nécessitent des résultats rapides, comme la rédaction et la recherche d’un article, la mise en lots peut vous ralentir.
Enfin, lorsque vous travaillez en équipe, la mise en lots des tâches peut s’avérer difficile, car il est difficile de coordonner les horaires et les priorités au sein d’un système strict.
De longues heures de travail par lots peuvent contribuer à la fatigue cognitive et même à l’épuisement professionnel. Il est très important de faire des pauses entre les blocs et de reconnaître ses limites.
Bien que la répartition des tâches ne convienne pas à tous les flux de travail, il s’agit d’une excellente technique de gestion du temps qui peut considérablement augmenter la productivité et qui, si elle est utilisée correctement, vous permet de vous sentir satisfait de ce que vous avez accompli à la fin de la journée.
Quels sont les avantages de la mise en lots des tâches ?
La mise en lots des tâches permet de réduire le nombre de changements de contexte que vous devez effectuer au cours de la journée. Au lieu de vous attaquer à vos tâches au fur et à mesure qu’elles se présentent, la stratégie de regroupement des tâches vous encourage à regrouper les tâches similaires afin de pouvoir accomplir toutes les tâches d’un projet ou d’un flux de travail similaire en une seule fois.
Qui bénéficiera de la mise en lots des tâches ?
Toute personne souhaitant passer une journée productive et se sentir satisfaite à la fin de la journée devrait intégrer la mise en lots dans ses techniques de gestion du temps. Le time batching peut être utilisé pour séparer n’importe quelle tâche, mais elles sont souvent divisées en deux catégories : superficielles et profondes.
Quel est l’objectif de la mise en lots ?
La mise en lots est l’action de regrouper des tâches afin de les effectuer en une seule fois, au lieu de passer d’une tâche à l’autre dans des programmes ou des domaines différents.
Pourquoi le blocage du temps ne fonctionne-t-il pas ?
Le blocage du temps ne fonctionne pas si vous avez trop de tâches. Lorsque vous avez beaucoup de tâches, par exemple des dizaines par semaine, il devient très difficile d’établir manuellement des priorités. Ces tâches ont probablement toutes des échéances et des priorités différentes.
