Les 6 meilleurs outils de planification de réunions pour trouver une plage horaire commune

Trouver une heure de réunion qui convienne à tout le monde peut être un véritable casse-tête. Ces outils de planification de réunions permettent de trouver plus facilement des créneaux horaires communs ou de partager vos disponibilités sans stress inutile.

1 Doodle

Gribouille propose des options gratuites et des abonnements pour simplifier la planification des réunions, ce qui en fait l’une des meilleures options pour un usage personnel et professionnel. Cet outil se distingue par ses fonctionnalités pratiques et faciles à utiliser, notamment :

• Détection automatique des fuseaux horaires.
• Synchronisation avec les calendriers Google, Office 365 et Apple iCloud.
• Envoi de propositions d’horaires de réunion pour vote.
• Affichage automatique de la meilleure heure de réunion en fonction de la disponibilité de chacun.

Pour créer un sondage Doodle gratuit, procédez comme suit :

1. Visitez le site le site web de Doodle ou téléchargez l’application pour iOS ou pour Android.
2. Sélectionnez Créer un Doodle.
3. Saisissez les informations relatives à l’événement (telles que le titre, le lieu, etc.) et proposez des heures de réunion.
4. Sélectionnez Créer et partager.

Si vous créez un compte, vous pouvez souscrire un abonnement Doodle avec l’un des trois plans de paiement : Gratuit, Pro et Équipe. Avec Doodle, vous serez en mesure de rationaliser le processus de planification et de déterminer facilement l’heure de la réunion.

2 Google Calendar

Google Agenda est une excellente application de planification grâce à son interface conviviale et à ses fonctions personnalisables. Google Agenda, qui fait partie d’une suite d’outils plus vaste, s’intègre sans difficulté à d’autres applications Google, comme Gmail, et offre une grande souplesse d’utilisation. Il vous permet de créer des plannings de groupe, de suivre les disponibilités de chacun, de contrôler les statuts d’absence du bureau et de coordonner efficacement les échéances.

Pour planifier une réunion, vous devez créer un calendrier de groupe sur le site ou dans l’application. Voici les étapes à suivre pour commencer :

1. Lancez Google Agenda sur votre ordinateur portable, votre appareil Android ou iOS.
2. Sélectionnez Autres calendriers et Créer un nouveau calendrier.
3. Cliquez sur les trois points situés à côté du nom du calendrier et choisissez Paramètres et partage.
4. Sélectionnez une option de partage pour partager le calendrier.

Google Agenda est un excellent choix pour une application de réunion polyvalente et facile à utiliser. Si vous avez un grand nombre de réunions à venir, vous pouvez utiliser les conseils suivants pour organiser votre calendrier Google.

3 Calendly

Calendly est une autre option intéressante qui propose des abonnements gratuits et premium. Lorsque vous établissez un calendrier, Calendly vous demande vos préférences en matière de créneaux horaires, puis les utilise pour déterminer votre disponibilité. Le destinataire choisira une heure de réunion par courriel et, une fois confirmée, elle sera automatiquement ajoutée à votre calendrier.

Parmi les autres fonctions remarquables de Calendly, citons :

• Intégration avec Google, Outlook, Microsoft Office et iCloud.
• Des tampons entre les réunions pour tenir compte des heures supplémentaires.
• Ajustement automatique des différences de fuseaux horaires pour déterminer la disponibilité.
• Planifie des réunions individuelles.
• Contrôle des taux de non-présentation pour chaque réunion.

Calendly offre une solution de planification polyvalente avec des fonctionnalités conçues pour rationaliser le processus et augmenter la productivité.

4 StrawPoll

StrawPoll est un outil de création de sondages sans inscription, mais ses créateurs vantent tout particulièrement sa capacité à planifier des réunions de manière rapide et efficace. StrawPoll est considéré comme un outil de planification de réunions en ligne rapide, en particulier lorsqu’il s’agit de planifier des réunions avec de nombreuses personnes.

Avec StrawPoll, vous pouvez :

• Fixer une date de fin et désigner les personnes autorisées à modifier les votes après l’envoi du sondage, si nécessaire.
• Sélectionner rapidement plusieurs créneaux horaires en un seul clic, ce qui permet de gagner du temps lors du processus de planification.
• Accédez à des démonstrations vidéo pour voir comment fonctionne le site et expérimentez le vote en direct avant de créer votre propre sondage. Par exemple, vous pouvez visionner un sondage de StrawPoll en sélectionnant une date de fête.
• Visualisez vos résultats finaux dans un tableau clair et facile à lire.

Pour commencer, il suffit de sélectionner Créer un sondage dans StrawPoll et d’ajouter les détails de la réunion ; votre sondage est alors terminé. Dans les paramètres avancés, vous pouvez également rendre le sondage privé avec un lien direct, autoriser les réponses « si nécessaire » et masquer les participants les uns par rapport aux autres.

5 Rallye

Rallye offre une excellente plateforme à utiliser sur votre téléphone, à la fois en tant que créateur et destinataire. Cet outil de planification gratuit, open-source et sans publicité ne nécessite aucune inscription et peut fonctionner sur votre serveur pour plus de confidentialité.

Pour commencer, il suffit d’entrer les détails de la réunion tels que le nom, le lieu, la description et la date. Ajoutez des plages horaires (idéal pour une vue hebdomadaire) ou conservez-les toute la journée (idéal pour une vue mensuelle), indiquez votre nom et votre adresse électronique pour recevoir les détails de connexion de l’administrateur, puis partagez le lien avec d’autres personnes. Rallye permet également au créateur du sondage de mettre à jour les détails ou les options si nécessaire, ce qui permet de revoter sans avoir besoin d’un nouveau lien.

En tant que destinataire, vous verrez trois options de réponse pour les heures de réunion : Oui (vert), Si nécessaire (jaune) et Non (gris). Une fois que tout le monde a répondu, les résultats apparaissent dans un tableau simple. Les participants peuvent également laisser des commentaires et ajouter leur nom pour s’identifier, sans qu’aucune inscription ne soit nécessaire. Pour visualiser les résultats, vous pouvez exporter toutes les données dans un fichier CSV. Cela facilite l’analyse des réponses dans une feuille de calcul.

6 ZCal

La mission de ZCal semble être de mettre fin aux activités de Calendly, car il offre gratuitement les fonctions les plus importantes de Calendly. Les créateurs ont également précisé qu’il resterait 100% gratuit pour toujours, et qu’il serait toujours sans publicité.

ZCal fonctionne avec les calendriers de Google et de Microsoft. Lorsque vous créez une invitation ZCal, vous pouvez ajouter un nom, un lieu (ou un lien de vidéoconférence), une description, une photo de couverture, etc.

Les autres fonctionnalités de ZCal sont les suivantes :

• La possibilité de créer différents types de réunions, des réunions individuelles, des réunions de groupe, des réunions à la ronde, des réunions avec sondages, etc.
• Personnalisation si vous vous inscrivez et créez un profil. Cela inclut la création d’une bio et l’ajout de liens vers vos comptes LinkedIn et Twitter.
• Vous pouvez enregistrer une vidéo de bienvenue sur ZCal pour encourager les participants à rejoindre la réunion.

Lorsque vous choisissez une plateforme, tenez compte des préférences de vos destinataires : certains éviteront les sondages nécessitant une inscription, tandis que d’autres apprécieront les fonctions flexibles. En gardant cela à l’esprit, vous constaterez que ces outils de planification facilitent grandement l’organisation de vos réunions.