Principes essentiels de gestion des connaissances à connaître

Résumé

• La gestion des connaissances personnelles (GCP) stimule la productivité en complétant la rétention de la mémoire et en transformant les connaissances passives en utilisation active efficace.
• Capturez, organisez et stockez systématiquement les informations pour les retrouver facilement, établir des liens significatifs et les appliquer efficacement.
• Partager et appliquer les connaissances acquises grâce à la PKM afin d’améliorer la prise de décision, la résolution de problèmes, la créativité et la collaboration de manière efficace.

Comment donner un sens au flot d’informations auquel vous êtes exposé quotidiennement en tant que travailleur du savoir ou en tant qu’apprenant tout au long de la vie ? La réponse réside dans la gestion des connaissances personnelles (GCP) – un système qui vous aide à saisir, organiser et utiliser efficacement ce que vous apprenez.

Qu’est-ce que la gestion des connaissances personnelles et pourquoi est-elle importante ?

Un système de gestion des connaissances personnelles (GCP) est une approche délibérée et structurée de la saisie, de l’organisation et de l’utilisation d’informations provenant de diverses sources, notamment d’expériences personnelles, de livres, d’articles, de podcasts, de médias sociaux, etc.

Un système de gestion des connaissances personnelles vous aide à rendre ces connaissances accessibles et exploitables, ce qui vous permet d’établir des liens significatifs et d’utiliser ce que vous savez pour créer, résoudre des problèmes ou prendre de meilleures décisions.

La PKM s’attaque à l’une des principales limites du cerveau : la rétention de la mémoire. Si notre cerveau est excellent pour trouver des idées, établir des connexions et résoudre des problèmes, il n’est pas optimisé pour stocker et récupérer des informations, en particulier à long terme, ce qui devient souvent plus évident avec l’âge.

C’est là qu’un système PKM devient inestimable, en stimulant votre productivité par la construction d’un deuxième cerveau qui complète vos capacités cognitives.

On dit souvent que le savoir, c’est le pouvoir. Cependant, la connaissance seule n’est qu’un pouvoir potentiel. Elle ne devient puissante que lorsqu’elle est appliquée. Un système PKM bien conçu contribue à combler cette lacune, en transformant une connaissance passive en une utilisation active.

La plupart des gens disposent déjà d’un système de gestion des connaissances sous une forme ou une autre, bien qu’il soit souvent involontaire, inefficace ou fragmenté.

Par exemple, avant de connaître la PKM, j’ai créé un groupe WhatsApp privé – sans aucun membre – où je stockais des pensées aléatoires, des citations de livres et des idées que je ne voulais pas oublier. Bien que cela ait fonctionné temporairement, ce n’était pas extensible ou organisé, et retrouver des notes spécifiques plus tard est devenu un défi.

Un bon point de départ pour optimiser votre système de gestion personnelle est de comprendre ses composants ou principes de base.

Acquisition et stockage des connaissances

L’acquisition et le stockage des connaissances consistent à saisir des informations provenant de diverses sources et à les stocker dans un système externe de confiance. Notre cerveau est plus apte à générer des idées qu’à les stocker, l’objectif est donc de les transférer à un système externe.

Voici quelques méthodes efficaces d’acquisition et de stockage des connaissances :

• La prise de notes : Vous pouvez préférer une méthode analogique comme l’écriture dans un carnet physique ou l’utilisation d’applications dédiées à la prise de notes ou d’outils de gestion des connaissances personnelles comme Apple Notes, Google Keep, Obsidian ou Logseq.
• Mise en signet : Sauvegarder des articles, des vidéos ou d’autres ressources en ligne à l’aide d’outils de lecture ultérieure tels que Pocket, Instapaper ou Readwise permet de stocker des informations précieuses en vue d’une utilisation ultérieure.
• Enregistrements audio/vidéo : Utilisez des outils d’enregistrement vocal ou des applications de vidéoconférence comme Zoom ou Microsoft Teams pour enregistrer des réunions, des entretiens ou des conférences.

Quel que soit votre choix, l’essentiel est de tout capturer en un seul endroit centralisé – ou du moins de s’assurer qu’il y aboutisse un jour ou l’autre. Un système dispersé, où les notes sont réparties entre plusieurs carnets, applications ou morceaux de papier, rend la récupération difficile et sape l’objectif du PKM.

Votre outil de capture doit être accessible, comme un carnet de poche ou une application qui se synchronise sur plusieurs appareils, car les idées surgissent souvent au moment où l’on s’y attend le moins, et il est donc essentiel de disposer d’un système auquel on peut recourir rapidement. À ce stade, vous pouvez ne pas vous soucier de classer parfaitement les notes ou les idées, car vous aurez le temps de le faire dans la phase suivante.

Organisation et récupération des connaissances

Cette étape permet de s’assurer que les connaissances collectées sont structurées de manière à pouvoir les retrouver facilement, à établir des liens significatifs et à les utiliser efficacement. Pour organiser ou traiter efficacement les informations, réfléchissez à la manière dont votre futur moi y accédera et en tirera parti. Un système PKM bien organisé remplit deux fonctions essentielles :

1. Il donne la priorité à la pertinence : Toutes les informations ne méritent pas d’être conservées. L’organisation vous permet de conserver ce qui est important et d’écarter le reste.
2. Facilite l’action : Les connaissances organisées sont plus faciles à comprendre et à appliquer, qu’il s’agisse de transformer des notes de réunion en tâches réalisables, d’approfondir votre apprentissage ou de synthétiser des idées pour un projet.

Vous devez donc créer une structure logique et cohérente lorsque vous organisez des informations. Ce système doit être adapté à vos besoins personnels et à votre flux de travail. Voici quelques approches à envisager :

1. Dossiers et étiquettes : Utilisez des dossiers ou des étiquettes pour regrouper les informations connexes. Par exemple, vous pouvez organiser les notes par projet, par sujet ou par domaine d’intérêt (ex, Projets de travail, Développement personnel ou Santé & Forme physique). Les étiquettes ajoutent une couche de spécificité, ce qui vous permet de rechercher facilement des notes par mot-clé.
2. Liens entre les notes : Utilisez des outils qui facilitent l’établissement de liens entre les notes ou les idées (tels que Obsidienne ou Logseq). Cela imite la façon dont votre cerveau fonctionne, en créant un réseau de connexions qui vous aide à voir les relations entre différents éléments de connaissance.
3. Ajoutez un contexte pertinent : L’ajout d’un contexte, tel que la date, l’heure, le lieu ou la source, fournit un cadre de référence qui peut aider à rafraîchir votre mémoire. En outre, essayez de résumer l’information avec vos propres mots, car cela vous aide à vous impliquer dans la matière et à vous assurer que vous l’avez vraiment comprise.

Lorsque vous organisez vos connaissances de manière systématique, vous créez une structure rationalisée qui vous permet de trouver, d’extraire et d’utiliser les informations rapidement. Au fur et à mesure que vous accumulez des connaissances et que vos besoins évoluent, votre structure PKM doit s’adapter aux nouveaux flux de travail, aux nouvelles priorités et aux nouveaux outils.

Distribution et application des connaissances

La gestion des connaissances personnelles prend véritablement vie lorsque les informations sont partagées et appliquées. L’un des moyens les plus efficaces de consolider ce que vous avez saisi et appris est de le partager avec d’autres. Cela peut se faire par le biais de l’enseignement, de la collaboration avec des collègues ou de discussions informelles.

Le partage de votre base de connaissances permet aux autres de bénéficier de vos connaissances et leur donne l’occasion d’obtenir un retour d’information et des idées précieuses.

Au-delà du partage, la valeur d’un système de gestion des connaissances personnelles réside dans sa capacité à éclairer vos décisions et à guider vos actions. Vous pouvez transformer les informations stockées dans votre système PKM en listes de tâches ou en objectifs. Par exemple, les courriels et les notes de réunion peuvent devenir des tâches réalisables, tandis que les notes d’un livre sur le leadership peuvent être utilisées pour améliorer la dynamique de l’équipe.

Enfin, votre système de gestion des connaissances personnelles peut devenir un outil puissant pour résoudre les problèmes de manière créative en explorant les liens entre des idées apparemment sans rapport. Cela vous permet de découvrir des solutions créatives qui ne sont pas apparentes.

Un système de gestion des connaissances personnelles bien conçu est un cadre permettant de capturer, d’organiser et d’appliquer les connaissances afin d’améliorer votre apprentissage, votre prise de décision et votre créativité. En intégrant ces principes dans votre routine, vous pouvez transformer des idées éparses en idées significatives et en résultats exploitables.