Comment utiliser les formules Excel dans les documents Word

Bien qu’il soit toujours possible d’intégrer des informations Excel dans un document Word, cela n’est généralement pas nécessaire lorsque vous n’avez besoin que d’un petit tableau. Il est assez simple d’élaborer un tableau et d’utiliser des formules Excel dans un bref document. Cependant, il n’existe qu’une variété minimale de formules qui peuvent être utilisées.

Par exemple, si vous essayez de placer des données de vente dans un tableau, vous pouvez ajouter une colonne pour la vente, une autre pour le prix total et une troisième pour le calcul des bénéfices à l’aide d’une formule. Vous pouvez également déterminer une valeur typique ou optimale pour chacune de ces colonnes.

Méthode 1 : Coller les données d’une feuille de calcul dans Word

Si vous avez déjà introduit des informations dans une feuille de calcul, il vous suffit de les reproduire dans votre fichier Microsoft Word.

1. Copiez les cellules contenant les informations et ouvrez un document Word.
2. Dans l’arc supérieur, cliquez sur la flèche située sous l’élément Coller et cliquez sur Coller spécial.
3. Vous verrez apparaître une nouvelle fenêtre d’accueil dans laquelle vous devrez sélectionner ce sous quoi vous souhaitez coller le matériau répliqué. Sélectionnez Objet feuille de calcul Microsoft Excel et choisissez OK.
4. Vos informations doivent apparaître dans l’enregistrement Word et les cellules doivent également contenir les formules.

Si vous souhaitez effectuer des modifications, vous pouvez double-cliquer sur le matériel collé et votre fichier Word se transformera en fichier Excel, ce qui vous permettra de faire tout ce que vous feriez sur une feuille de calcul normale.

Méthode 2 : ajouter des formules dans une cellule de tableau dans Word

1. Placez rapidement un tableau dans votre document Word et remplissez le tableau avec des données.
2. Naviguez jusqu’à la cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer vos calculs à l’aide d’une formule. Une fois la cellule choisie, cliquez sur le bouton Mise en page dans l’arc supérieur et choisissez Formule dans l’onglet Données de l’équipe. Remarquez qu’il y a deux onglets intitulés Mise en page. Vous devez choisir celui qui apparaît sous Outils de tableau dans l’arc.
3. Lorsque vous cliquez sur Formule vous verrez une petite fenêtre apparaître.
4. Le champ initial de la formule est l’endroit où vous entrez la formule que vous voulez utiliser. Outre les formules, vous pouvez également effectuer des opérations mathématiques fondamentales. Par exemple, si vous souhaitez calculer le bénéfice, il vous suffit d’utiliser la formule : Ici, B2 représente la deuxième cellule de la deuxième colonne, et C2 représente la deuxième cellule de la troisième colonne.
5. Le deuxième champ vous permet de définir le Format des nombres. Par exemple, si vous avez l’intention de déterminer les gains jusqu’à deux zones décimales, vous pouvez choisir un format de nombre approprié.
6. Le Fonction de collage fournit les formules que vous pouvez utiliser dans Word. Si vous ne vous souvenez pas du nom d’une fonction, vous pouvez en sélectionner une dans la liste déroulante et elle sera immédiatement incluse dans la zone Formule dans la zone Formule
7. Lorsque vous avez accédé à la fonction, cliquez sur OK et vous verrez le nombre calculé dans la cellule.

Arguments de position

Les désaccords de position (AU-DESSUS, EN-DESSOUS, GAUCHE, DROITE) peuvent souvent simplifier les points, en particulier si votre tableau est assez grand. Par exemple, si votre tableau comporte 20 colonnes ou plus, vous pouvez utiliser la formule =SUM( AU-DESSUS) plutôt que de référencer chaque cellule à l’intérieur des parenthèses.

Vous pouvez utiliser des débats de position avec les caractéristiques suivantes :

• SOMME
• MOYENNE
• MIN
• MAX
• COMPTE
• PRODUIT

Par exemple, nous pouvons calculer les ventes typiques pour l’exemple ci-dessus en utilisant la formule :

Si votre cellule se trouve à l’extrémité de la colonne, vous pouvez utiliser une combinaison de débats positionnels. Par exemple, vous pouvez résumer les valeurs au-dessus et au-dessous d’une cellule particulière en utilisant la formule suivante :

Si vous souhaitez résumer les valeurs à la fois de la ligne et de la colonne derrière la cellule, vous pouvez utiliser la formule suivante :

Même si Microsoft Word n’utilise que quelques fonctions, celles-ci sont relativement robustes et vous permettront de produire rapidement la plupart des tableaux sans rencontrer de problèmes de manque de fonctionnalité.

Mise à jour des données et des résultats

Contrairement à Excel, Microsoft Word n’actualise pas les formules en temps réel. Néanmoins, il met à jour les résultats dès que vous fermez et rouvrez l’enregistrement. Si vous souhaitez rester simple, il vous suffit de mettre à jour les données, de fermer et de rouvrir le fichier.

Toutefois, si vous souhaitez mettre à jour les résultats de la formule au fur et à mesure de l’entretien du document, vous devez sélectionner les résultats (et pas seulement la cellule), cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionner Mettre à jour le champ.

Lorsque vous cliquez sur Mettre à jour le champ le résultat de la formule doit être mis à jour instantanément.

Références de cellules

Il existe plusieurs méthodes pour référencer une cellule dans un fichier Word.

1. Noms des signets

Supposons que vous donniez à votre valeur de vente type un nom de signet la moyenne des ventes. Si vous ne savez pas comment donner un nom de marqueur à une cellule, sélectionnez la cellule et naviguez jusqu’à Insérer > Signet dans le ruban en haut de la page.

Supposons que la valeur moyenne des ventes soit une valeur décimale et que vous souhaitiez la convertir en un nombre entier. Vous pouvez référencer la valeur moyenne des ventes comme suit ROUND( moyenne_des_ventes,0) ce qui aura pour effet d’arrondir la valeur à l’entier le plus proche.

2. RnCn Références

La convention de référencement RnCn vous permet de faire référence à une ligne, une colonne ou une cellule donnée dans un tableau. Le Rn fait référence à la nième ligne, tandis que le Cn fait référence à la nième colonne. Si vous voulez faire référence aux collaborateurs de l’ennemi et de la 2e ligne, par exemple, vous utiliserez certainement R2C5.

Vous pouvez même sélectionner plusieurs cellules à l’aide de la référence RnCn, comme vous le feriez dans Excel. Par exemple, en choisissant R 1C1 : R1C6 sélectionne les six premières cellules de la première ligne. Pour sélectionner toute la ligne dans laquelle vous utilisez la formule, utilisez simplement R (ou C pour une colonne).

3. A1 Références

C’est la convention qu’Excel utilise et que nous connaissons tous. La lettre représente les colonnes, tandis que les chiffres représentent les lignes. Par exemple, A3 décrit la troisième cellule de la colonne initiale.

Les tableaux Word en toute simplicité

Nous espérons que la prochaine fois que vous aurez besoin d’utiliser des informations dans un enregistrement Microsoft Word, vous pourrez le faire beaucoup plus rapidement sans devoir d’abord créer une feuille de calcul et ensuite l’importer dans votre fichier Word.

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