Comment utiliser Microsoft Outlook pour la gestion de projet
Si vous ou votre entreprise utilisez actuellement Microsoft Outlook comme application de messagerie, c’est une bonne idée de l’utiliser comme un outil à part entière pour la gestion de projet. Pourquoi utiliser un autre logiciel important avec une interface utilisateur inconnue lorsque vous pouvez attribuer des tâches, des pointeurs établis et des dates d’échéance à vos listes de tâches dans Microsoft Outlook ?
Maximiser vos performances est un événement facile avec Microsoft Outlook. Il est livré avec de nombreux outils utiles qui vous aident à catégoriser les tâches, à les classer et à faire bien plus encore. Jetons un coup d’œil à tout ce que vous pouvez faire avec Microsoft Outlook en tant que dispositif de surveillance des tâches.
1. Désignez des tâches
Si vous collaborez avec une petite équipe, l’attribution de tâches est simple et sans effort lorsque vous utilisez Microsoft Outlook. Le plus susceptible d Faire sur le panneau de gauche et passez à Ajouter une tâche . Une fois que vous avez ajouté la tâche, faites un clic droit et sélectionnez Créer une nouvelle liste à partir de cette tâche .
Après avoir créé la liste des tâches, cliquez avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Partager l’annonce . Vous aurez le choix de Créer un lien d’invitation pour les individus pour permettre aux individus de rejoindre et de modifier cette liste de contrôle des emplois. Cette fonctionnalité est extrêmement utile pour trier les projets au sein d’une équipe de petite ou moyenne taille.
2. Inclure un alias de messagerie
Les mises à jour de travail et l’interaction des tâches peuvent se perdre dans la rafale d’e-mails quotidiens que vous recevez, même lorsque vous êtes trop attentif. Un e-mail manqué peut entraîner des retards et également des réticences de toutes sortes. Une méthode simple pour gérer ce problème consiste à créer un alias de messagerie dans Microsoft Outlook.
Il s’agit d’une adresse e-mail supplémentaire qui utilise le même contact avec la liste et également les configurations pour recevoir des e-mails. Vous pouvez le faire en vous rendant sur Ajouter un alias et également créer une nouvelle adresse e-mail, ou utiliser une adresse existante pour fonctionner comme vos noms de plume. Tous les e-mails reçus à cette adresse seraient placés dans un logiciel de gestion des tâches unique, par défaut.
3. Créer un groupe
Si vous essayez de garder tous les membres de la tâche informés de toutes les mises à jour du projet, vous pouvez développer un groupe rapidement. Cela rend également le travail de partage des horaires plus simple (plus sur ce sujet plus tard).
Aller à Gens sur le panneau de gauche, et recherchez également Groupes et en développer un. Il vous sera demandé d’inclure des membres, et une fois que vous aurez fait cela, un identifiant de messagerie d’équipe vous sera révélé où vous pourrez envoyer tous les e-mails liés au projet et avoir accès au calendrier du groupe. Vous pouvez définir de nouvelles occasions, être informé des événements à venir et rester en avance sur les dates cibles.
4. Partager des calendriers
Il n’y a rien de mieux que d’accéder à la même page Web lorsque vous effectuez un travail. L’exposition aux tâches est essentielle à la réussite professionnelle. Un bon moyen de garantir cela est de partager un calendrier des tâches facilement accessible à tous les membres du projet.
Vous pouvez non seulement voir sur quoi les autres travaillent, mais aussi vous concentrer sur les jalons de l’événement et également sur les événements cruciaux du projet à venir. Avec une telle intégration de calendrier, vous ne manquerez jamais les mises à jour essentielles. Actuellement, vous pouvez partager votre calendrier avec vos contacts.
Vous découvrirez l’option de partage en haut à droite, et vous pouvez également choisir de refléter les tâches de planification du groupe de travail à afficher sur votre calendrier pour rester à jour.
5. Utiliser des règles pour piloter un projet
Si vous souhaitez automatiser quelques processus banals et organiser votre boîte de réception de courrier électronique en même temps que votre travail, il n’y a pas de meilleure méthode pour le faire que d’utiliser des directives. Pour commencer, vous pouvez simplement cliquer avec le bouton droit sur un e-mail et accéder à Activités avancées .
Cliquez sur un Créer une règle depuis le menu déroulant . Vous pouvez choisir de déplacer l’e-mail existant vers un dossier de votre choix, et si vous souhaitez en faire encore plus, choisissez Plus d’options . Vous pouvez également inclure une action et décider de ce qui se passe à chaque fois que vous recevez un e-mail de ce destinataire.
6. Catégorisez tout
Lorsque votre travail est à distance et que de nombreuses communications se font par courrier électronique, il est préférable de catégoriser et de classer diverses tâches afin de ne pas perdre la correspondance essentielle. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un e-mail et choisir Classer par catégories du menu déroulant. Actuellement, vous pouvez choisir parmi les groupes déjà disponibles ou continuer à en créer un tout nouveau.
Si vous avez besoin d’apporter des modifications à une catégorie existante, vous pouvez le faire dans Gérer les catégories .
7. Utilisez la barre de recherche
Si vous n’êtes pas adepte de la catégorisation ou de l’étiquetage de vos e-mails, vous pouvez simplement utiliser la barre de recherche pour essayer de trouver des e-mails d’emploi. Donner une phrase clé appropriée, ainsi qu’il découvrira certainement exactement ce que vous recherchez, à chaque fois.
La barre de recherche vous permet de rechercher spécifiquement dans un dossier de votre option, ou un sous-dossier, ce qui simplifie votre tâche. C’est un gain de temps en plus de beaucoup d’efforts. De plus, vous pouvez également consulter les e-mails effacés, l’historique des conversations ou spécifier divers autres détails tels que l’objet, le mot-clé et le destinataire pour vous aider à localiser ce que vous essayez de trouver.
8. Créez de nouveaux dossiers pour différencier les projets
Vous pouvez à tout moment créer un tout nouveau dossier pour avoir des détails sur un projet. Lorsque vous faites cela, les possibilités de mélanger des projets ou de manquer des e-mails importants et des dates d’échéance seraient certainement réduites au minimum. Clique le trois lignes en haut à gauche de votre écran, et très probablement à l’achèvement de la liste déroulante.
Là, vous localiserez Nouveau dossier , et il vous faudra moins d’une seconde pour créer un nouveau dossier.
9. Utilisez Excel, PowerPoint, Word et aussi OneNote
Microsoft Outlook ou sa version Web Perspectives. com est installé avec Excel, PowerPoint, Word et OneNote. Vous pouvez accéder facilement à la suite de logiciels de productivité de Microsoft à partir de la page Web. Vous pouvez les découvrir sur le panneau de gauche, et vous pouvez également commencer en un rien de temps.
Ces intégrations vous aident à discuter, à ajouter des notes, à développer des feuilles de calcul et des documents rapidement, le tout à partir d’un seul écran.
Microsoft Outlook facilite la gestion de projet
Parfait pour les équipes distantes qui fonctionnent en ligne, Microsoft Outlook est très utile pour désigner les tâches et automatiser les tâches banales. Lorsque vous avez la possibilité de créer de tout nouveaux dossiers, sous-dossiers, pseudonymes de courrier électronique et de taper n’importe quoi dans des groupes, rien ne peut échouer.
Microsoft Outlook peut être précieux pour votre gestion de projet en vous permettant de produire des travaux à partir d’un e-mail, de produire des notes autocollantes et également de créer des tableaux, pour vous assurer que vous pouvez tout voir en un coup d’œil. Avec un dispositif de surveillance de projet qui inclut l’interface utilisateur familière de votre application de messagerie, vous pouvez rester au top de vos dispositifs d’efficacité n’importe où, à tout moment.
