Comment commencer à utiliser la gestion des connaissances en tant que débutant et regagner votre productivité

Si vous avez du mal à gérer le flux constant d’informations, si vous n’arrivez pas à retrouver vos notes éparses ou à transformer vos idées en actions, alors vous avez besoin d’un système de gestion de vos connaissances. Cela peut paraître intimidant, mais vous vous en remercierez plus tard.

1 Évaluez votre système ou processus actuel

Que vous ayez été initié aux principes de la gestion des connaissances personnelles ou non, vous disposez probablement d’un système de gestion de l’information, même s’il est informel, inefficace ou involontaire. Dans le passé, j’ai utilisé un mélange de notes autocollantes, de carnets de notes, d’applications de prise de notes et de signets pour garder une trace de l’information. Je ne passais pas assez de temps à organiser et à examiner mes notes, ce qui me faisait perdre beaucoup de temps à rechercher des informations.

La première étape pour utiliser la gestion des connaissances personnelles en tant que débutant consiste à évaluer ce que vous faites déjà bien ou mal. Prenez le temps de réfléchir à la manière dont vous gérez actuellement l’information. Où écrivez-vous vos idées ? Conservez-vous vos notes dans des dossiers aléatoires ? Ou vous fiez-vous entièrement à votre mémoire ? Ces habitudes constituent l’ossature de votre système actuel.

Maintenant, repérez les inefficacités. Vous arrive-t-il de rechercher plusieurs fois la même information ? Vos notes sont-elles dispersées sur différentes plateformes ? Peut-être écrivez-vous des idées sans jamais y revenir pour les affiner ou les mettre en œuvre ? Identifier les failles de votre système actuel vous aidera à comprendre ce qu’il faut changer.

2 Choisir le bon outil de gestion des connaissances

Si l’on n’y prend pas garde, les outils de productivité peuvent se transformer en procrastination habilement déguisée. Il est facile de se laisser emporter par l’envie d’essayer sans cesse de nouvelles applications, d’ajuster les paramètres ou d’être obsédé par les cloches et les sifflets, tout en négligeant le travail proprement dit. Les meilleures applications de gestion des connaissances personnelles peuvent soutenir vos systèmes, vos habitudes et vos objectifs en agissant comme un moyen de faire avancer les choses.

Ainsi, lorsque vous choisissez un outil de GPC, donnez la priorité aux fonctionnalités essentielles qui améliorent votre capacité à capturer, organiser et récupérer des informations, notamment :

L’accessibilité sur tous les appareils et plateformes

C’est important car les idées peuvent surgir à tout moment. Les meilleurs outils PKM veillent à ce que vos notes soient toujours à portée de main, en les synchronisant de manière transparente sur votre téléphone, votre tablette et votre ordinateur.

Prise en charge du texte formaté Markdown

Fonctionnalité indispensable pour de nombreux utilisateurs chevronnés, Markdown offre un moyen propre et léger de formater les notes. Il est simple et facile à utiliser.

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Personnalisation

Votre outil PKM doit s’adapter à vos besoins et flux de travail uniques, et non l’inverse. Recherchez des applications qui proposent des modèles, des plugins, des balises et d’autres options personnalisables qui s’alignent sur votre flux de travail.

Fonctionnalité de recherche

Des fonctions de recherche efficaces peuvent vous faire gagner du temps et de l’énergie lorsque vous essayez de trouver des notes ou des informations spécifiques.

Liens bidirectionnels

Il s’agit sans doute de la fonctionnalité la plus utile pour la gestion des connaissances personnelles. Les liens bidirectionnels vous permettent de créer un réseau de notes interconnectées, ce qui facilite la visualisation des relations entre vos notes ou vos idées au fil du temps.

Rappelez-vous que le meilleur outil pour vous est celui qui améliore votre capacité à organiser et à récupérer des informations de manière efficace sans compliquer excessivement le processus.

3 Développez une solide habitude de capture

Il est essentiel de développer une solide habitude de capture pour commencer à utiliser la gestion des connaissances personnelles en tant que débutant. Vous pouvez considérer cela comme un vidage de cerveau, en déchargeant rapidement les idées et les notes de votre esprit vers votre système. Il n’est pas nécessaire que ce soit parfait ou poli ; l’objectif est simplement de s’assurer que rien d’important ne passe à travers les mailles du filet.

Au cours de la phase de saisie, vous devez vous efforcer de saisir les informations le plus rapidement possible et de la manière qui vous convient le mieux. Vous avez eu une idée de projet pendant votre trajet ? Notez-la. Vous avez entendu une idée stimulante dans un podcast ? Saisissez-la dès que possible. Plus tôt vous le faites, moins vous risquez de l’oublier plus tard.

Certains outils offrent des fonctions de synthèse vocale, tandis que d’autres vous permettent de noter rapidement des idées sur votre téléphone ou votre ordinateur. Par exemple, j’utilise Apple Notes sur mon iPhone pour capturer des idées lorsque je suis en déplacement, puis je les transfère et les organise plus tard.

Une fois que vous avez pris l’habitude de capturer des idées, vous libérez votre espace mental pour vous concentrer sur la tâche à accomplir, sachant que vos idées sont stockées en toute sécurité en vue d’un examen ultérieur. Notez que la phase de capture n’a pas pour but d’organiser ou de traiter les idées, mais de les rassembler.

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4 Traiter et organiser les informations

C’est à ce stade que vous prenez le temps de traiter tout ce que vous avez capturé. Organiser vos notes, vos citations et vos idées de manière réfléchie vous aide à construire un système de gestion des connaissances personnelles qui évolue avec vous et reste facile à parcourir au fur et à mesure qu’il se développe.

L’objectif est simple : organiser vos informations de manière à ce que votre futur moi puisse les retrouver rapidement et découvrir les liens entre les différents éléments. Tout doit avoir une place logique, et trouver ce dont vous avez besoin doit être intuitif.

Bien que cela dépende de l’outil spécifique que vous utilisez, voici quelques méthodes courantes pour organiser vos notes :

Organisation temporelle

Regroupez les informations par date ou par heure. Par exemple, vous pouvez classer les entrées de votre journal ou les notes de réunion par ordre chronologique.

Ordre alphanumérique

Organisez les notes ou les fichiers par ordre alphabétique ou numérique pour une référence rapide.

Catégories

Organisez les informations par thème ou par type. Par exemple, vous pouvez avoir des dossiers distincts pour les projets de travail, les objectifs personnels et L’éducation.

Tags

Utilisez les balises pour ajouter une couche supplémentaire d’organisation. Les balises vous permettent de regrouper des contenus connexes dans différentes catégories ou dossiers, créant ainsi un moyen plus dynamique de trouver des liens. Par exemple, vous pouvez étiqueter des notes avec des mots-clés tels que Productivité, Idées, Recherche ou Urgent.

Liens vers d’autres notes

Créez des liens bidirectionnels entre les notes connexes pour former un réseau d’idées. Par exemple, une note sur un projet peut renvoyer à des comptes rendus de réunions, des listes de tâches et des documents de recherche pertinents, ce qui facilite la navigation entre eux.

Hiérarchie ou priorité

Classez les informations par ordre d’importance. Par exemple, vous pouvez épingler les notes les plus importantes ou les plus fréquemment consultées en haut de votre liste.

5 Mettez vos connaissances à profit

Vous ne récupérerez pas votre productivité en utilisant votre système PKM si vous ne l’utilisez que pour stocker des informations. Une collection bien structurée de notes, d’idées et de ressources n’a aucun sens si elle reste intacte. La véritable valeur de votre système PKM réside dans sa capacité à vous aider à transformer les informations en résultats exploitables.

Pour vous assurer que vous utilisez activement votre système PKM, posez-vous les questions suivantes

Dans quel but est-ce que je construis ce système ?

Est-ce pour améliorer votre travail, obtenir de meilleures notes, stimuler votre croissance personnelle, créer du contenu ou résoudre des problèmes spécifiques ?

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Quelle est ma prochaine action physique ?

Passez en revue les informations que vous avez recueillies et identifiez les prochaines étapes à franchir. Par exemple, si vous avez conservé des recherches en vue d’un article, la prochaine étape pourrait être la rédaction d’un plan. Si vous avez recueilli des idées pour un projet d’entreprise, vous pourriez créer un plan de projet ou prendre contact avec des collaborateurs potentiels.

Le fait de relier vos informations à des actions immédiates et à long terme vous aidera à tirer le meilleur parti de votre système PKM. Ainsi, le temps que vous consacrez à l’organisation des informations vous permettra de progresser dans la réalisation de vos objectifs.

Un bon système de gestion des connaissances personnelles est un outil dynamique. Il est donc essentiel de revoir régulièrement votre système pour s’assurer qu’il répond à vos besoins. Votre système PKM doit évoluer en fonction de vos projets et de vos priorités. Grâce à des efforts constants et à des ajustements réfléchis, votre système PKM deviendra un atout inestimable dans votre vie personnelle et professionnelle.

Comment démarrer la gestion des connaissances ?

Construire une stratégie de gestion des connaissances réussie

  • Identifier la situation de votre entreprise et définir des objectifs et des buts.
  • Préparer votre organisation à la mise en œuvre.
  • Former une équipe de gestion des connaissances.
  • Réaliser un audit des connaissances.
  • Déterminer vos besoins technologiques et les classer par ordre de priorité.

Quels sont les 5 P de la gestion des connaissances ?

En fin de compte, les organisations peuvent s’appuyer sur les 5 P de la gestion des connaissances : l’objectif, les personnes, le processus, la plateforme et la performance. Objectif : la question à poser ici est de savoir quels sont les objectifs généraux de l’organisation et comment les connaissances peuvent contribuer et aider à atteindre ces objectifs stratégiques.

Quels sont les 5 C de la gestion des connaissances ?

L’approche du livre en matière de gestion des connaissances se concentre sur les cinq C, ou composantes, qui sont essentielles à la gestion des connaissances. Les cinq C signifient capture, curate, connect, collaborate et create.

Comment la gestion des connaissances améliore-t-elle la productivité ?

La gestion des connaissances réduit les interruptions dans le flux de travail. En moyenne, il faut 25 minutes aux travailleurs du savoir pour se remettre au travail après une interruption. Lorsque les employés peuvent trouver l’information dont ils ont besoin par une recherche rapide, ils sont moins perturbés et accomplissent davantage de tâches.

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