Comment automatiser facilement vos tâches : 5 outils utiles

Vous investissez des heures à effectuer des tâches quotidiennes sur votre lieu de travail. Vous pensez que cela fait partie de votre travail. Cependant, supposons que cela se fasse tout seul et que vous puissiez consacrer votre temps crucial à la réflexion créative ou à la résolution d’autres problèmes majeurs ? Ne serait-ce pas formidable ?

L’option ultime à cette préoccupation est l’automatisation des tâches. Découvrons quelles tâches quotidiennes vous pouvez automatiser, sa procédure et également quels outils peuvent vous aider.

Quels types de tâches doivent être automatisés

Vous devez automatiser toutes les tâches régulières que vous effectuez quotidiennement et qui consomment une grande partie de votre temps, mais n’incluez pas toujours quelque chose d’utile à votre travail.

Voici quelques exemples de tâches que vous pouvez automatiser. Notez ceux qui figurent dans votre liste d’emplois.

1. Prise de rendez-vous

L’une des plus grandes pertes de temps sans valeur est la mise en place de visites. Alors arrêtez de discuter avec vos clients pour découvrir le meilleur moment qui vous aide tous les deux. Au lieu de cela, ouvrez quelques ports sur votre calendrier et partagez la liste avec eux.

De cette façon, vous pouvez effacer toutes les tâches d’organisation de votre liste de tâches tout en obtenant les visites exactement à l’heure. Les outils d’automatisation peuvent vous aider à intégrer des applications de planification ainsi que des calendriers.

2. Tâches sans intérêt

De nombreuses tâches ne nécessitent aucun raisonnement d’ordre supérieur. Tels que le tri et la réponse aux e-mails, la sauvegarde des données, la facturation et le paiement, le service client et également l’interaction, la mise à jour des informations de contact, etc.

Donc, au lieu de les inclure tous les jours dans votre liste de tâches, pensez à les automatiser. En plus de voir combien de temps vous offrez pour vous-même.

3. Déplacer des informations entre plusieurs applications

Aucun environnement de travail n’est exempt de cette tâche. Vous avez constamment besoin d’informations, et ensuite vous devez déplacer ces informations d’une application à une autre. Cependant soyez malin, ne vous attardez pas à copier-coller ou à importer et exporter beaucoup de données vous impliquant fréquemment avec des moyens différents. Automatisez cette action.

4. Les emplois qui consomment votre temps essentiel

Outre la définition des horaires, l’envoi d’e-mails ainsi que la facturation, le transfert de données, etc., vient un travail supplémentaire qui semble en fait crucial : la publication de sites de médias sociaux. Vous devez certainement promouvoir votre marque et également vous impliquer auprès de votre marché cible, et donc rester énergique sur ces plateformes.

Mais cela peut vous coûter du temps car vous vous retrouvez dans le cycle définitivement répété d’aimer, de commenter et de partager. Alors, automatisez ce travail très chronophage.

5 étapes pour l’automatisation des tâches

La liste de contrôle de l’automatisation de vos tâches peut être innombrables. De plus, cela peut parfois dépendre du type de travail que vous effectuez, nous ne pouvons donc pas tous les couvrir ici.

Pourtant, nous voulons rendre l’idée plus facile à respecter. Voici donc le processus d’automatisation des tâches.

Étape 1 : notez les tâches quotidiennes

Lorsque vous dressez une liste des tâches que vous devez automatiser, commencez par :

• Notez les tâches que vous effectuez quotidiennement.
• Énumérez le moment que vous passez sur chaque travail.
• Ajoutez la fréquence du nombre de fois dont vous avez besoin pour effectuer ces tâches – par heure, quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, chaque année, etc.

Une fois que c’est fait. Regardez dans quelles catégories adhérentes ils tombent. Sont-ce les tâches qui sont :

• Joué fréquemment ou selon un horaire?
• Ennuyeux et peut-il être fait sans aucun type de raisonnement d’ordre supérieur ?
• Transférer des détails dans les applications ?
• Manger le temps important que vous pouvez acheter des projets importants ?

Après les avoir tous répertoriés, saisissez ceux qui, selon vous, doivent être automatisés à partir de maintenant.

Étape 2 : Recherche

L’étape suivante consiste à rechercher les bons appareils que vous pouvez utiliser pour automatiser vos tâches. Basez votre étude sur vos besoins actuels ainsi que sur votre plan budgétaire. Par exemple, si vous êtes un solopreneur, vous n’avez pas besoin d’un outil d’automatisation produit par les entreprises. Alors, choisissez en conséquence.

Étape 3 : Découvrez le nouveau flux de travail

Après avoir décidé quel appareil vous utiliserez pour automatiser vos tâches, recherchez un tout nouveau système de flux de travail qui fonctionne pour vous et décrivez également exactement comment les choses vont certainement se déplacer à partir de maintenant. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe connaissent les nouveaux ajustements afin que tout fonctionne parfaitement.

Par exemple, vous pouvez expliquer à votre équipe exactement comment programmer des réunions à partir de maintenant :

1. Développez votre compte sur Calendement et aussi très probablement à la page d’accueil.

2. Configurez la nouvelle réunion en cliquant sur Créer .

3. Sélectionnez le durée de votre conférence dans la sélection de plats de gauche.

4. Sélectionnez le disponibilité de temps en incluant divers ports.

5. Libérez votre conférence en cliquant sur le Suivant changer.

6. Copiez le lien Web de la conférence à partir de cette page.

7. Ajoutez le lien Web à votre e-mail au client.

Une fois que chaque membre de l’équipe s’est adapté à la procédure, il peut rayer la planification des réunions normales de son ordre du jour quotidien pour chaque client. Ils peuvent simplement partager le même lien de réunion/événement avec chacun d’eux. En fonction du nombre de créneaux effectivement pris, on peut opter pour les créneaux gratuits.

Étape 4 : Exécuter le plan

Une fois que tout est fait, exécutez votre nouveau plan efficacement. Il y a de fortes chances que vous ayez plusieurs tâches à automatiser et que votre plan soit devenu un peu plus complexe que vous ne le pensiez. Dans un tel cas, faites-vous aider par votre division informatique pour créer et mettre en œuvre votre tout nouveau plan avec l’outil d’automatisation que vous avez choisi.

Étape 5 : Évaluer et tester

Après avoir automatisé les travaux nécessaires, examinez le niveau de fluidité de la toute nouvelle stratégie de flux de travail. Découvrir:

• L’efficacité des travaux effectués.
• Son influence sur l’efficacité des membres du personnel ou de l’employé.
• Est-ce que tout le monde est à l’aise avec les tout nouveaux appareils ?
• Le temps économisé a-t-il un impact sur l’augmentation de vos revenus ? (Celui-ci est destiné aux entrepreneurs, consultants et entrepreneurs.)

5 outils pour automatiser vos tâches

Voici quelques outils d’automatisation formidables avec leurs brefs détails pour vous faire gagner du temps d’étude de recherche une fois que vous avez noté les travaux à automatiser.

1. Zapier

C’est une solution d’application logicielle d’automatisation préférée qui vous permet d’intégrer différentes applications logicielles. Vous pouvez transporter les données d’un appareil à l’autre en intégrant vos applications quotidiennes comme Gmail, Dropbox, Slack, Google Calendar, Mailchimp, etc.

Avec cet appareil, vous pouvez automatiser des milliers de tâches telles que tweeter chacun de vos articles de blog, conserver les pièces jointes de Gmail sur Google Drive, sauvegarder chacun de vos fichiers G-drive sur Dropbox, etc.

2. IFTTT

Cet outil est comme Zapier en ce qui concerne l’automatisation. Il vous aide à déplacer des informations entre différentes applications et à effectuer d’autres tâches revendiquées. Mais la variation libre d’IFTTT est meilleure que celle de Zapier.

Alors que ce dernier logiciel prend au moins 10 à 15 minutes pour faire bouger les choses, IFTTT prend des mesures immédiates une fois le déclencheur placé.

Mais l’inconvénient de cet outil est qu’il n’est utile que pour les services d’une seule personne. Ils n’ont pas de variations pour les équipes ou plusieurs membres du personnel. Et si c’est votre exigence, optez pour Zapier. Vous pouvez l’utiliser pour établir des activités parmi de nombreux logiciels en fonction de la version payante que vous utilisez.

3. Amortir

C’est un outil fantastique lorsqu’il s’agit d’automatiser et de gérer vos messages sur les réseaux sociaux. Ils offrent d’excellentes alternatives de planification et sont également recommandés par les plus grandes marques.

4. LeadFormly

Si vous avez l’intention de gérer d’innombrables prospects sans recruter une équipe de vente complète, pensez à LeadFormly. Il vous aide à automatiser votre procédure de vente, à augmenter votre prix de conversion, à sectionner vos prospects provenant directement du site Web.

Cela signifie que vous ne pouvez vous concentrer que sur la conclusion de l’accord au lieu de perdre du temps dans les premières procédures de plomb.

5. Calendement

Il s’agit d’un autre outil d’automatisation simple pour les entreprises locales. Il vous aide à publier des consultations, à préparer des conférences, mais aussi des appels téléphoniques, etc.

Pour faire ce travail, il vous suffit d’établir vos préférences d’accessibilité dans Calendly et d’inclure le lien Web dans votre e-mail d’invitation à la conférence. Vos clients peuvent ensuite choisir le moment qui répondra à leurs besoins à partir de cette liste. Enfin, quelle que soit l’heure choisie, elle sera automatiquement configurée dans votre calendrier et vous serez également informé si nécessaire.

Automatisez vos tâches de routine maintenant

Arrêtez d’investir des heures sur des tâches essentielles mais monotones.

Prenez beaucoup de temps pour automatiser tous ces travaux, parcourez les catégories que vous venez de lire, recherchez les outils qui peuvent vous aider et économisez également plusieurs heures par jour.