Comment rédiger rapidement un e-mail efficace (4 outils d’IA que vous pouvez utiliser)

Contrairement au texte de routine, la rédaction d’e-mails est variée. Les gens ont tendance à trop réfléchir lorsqu’il s’agit de rédiger un e-mail à partir de zéro. Vous vous demandez en quoi consister, quoi éviter, et Dieu comprend si ce que vous écrivez actuellement est même idéal ?

En tant que prestataire de services, je dois écrire beaucoup d’e-mails chaque jour. Et cela fait de moi la personne idéale pour répondre à vos demandes.

Avec les détails appropriés, créer des e-mails efficaces beaucoup plus rapidement devient aussi simple que de saisir un message sur une application parlante. Ensuite, vous pouvez également utiliser des outils d’IA pour accélérer la procédure. Voici comment.

10 conseils pour rédiger des e-mails efficaces plus rapidement

1. Traitez la ligne d’objet comme résumé de votre e-mail

Lorsque vous devez envoyer un e-mail, le premier point que vous devez gérer est d’écrire une ligne d’objet puissante. C’est le premier point que votre destinataire voit, et tout type d’e-mail avec une mauvaise ou aucune ligne d’objet peut être effacé ou se retrouver dans le dossier spam.

Ainsi, vous pourriez avoir besoin d’une minute supplémentaire pour le penser et l’écrire. La méthode la plus simple pour éviter que vos lignes d’objet ne soient générales ou obscures consiste à les traiter comme des titres. Tout ce que vous avez à faire est de résumer votre e-mail de manière concise mais perspicace.

2. Saluez-les

Après votre ligne d’objet, vous devez établir le ton de votre e-mail et également faire une perception sur votre destinataire. Les accueillir, officiellement ou officieusement, est la méthode parfaite pour le faire. Si vous êtes perplexe, optez pour la voie officielle.

Voici les différentes manières de saluer vos destinataires :

• Bonjour: Ceci est pour les discussions directes et amicales.
• Salut: C’est simple et courtois.
• Cher: C’est un peu anormal, mais vous pouvez l’utiliser en entrant en contact avec un cadre approximativement.

3. Inclure une phrase d’ouverture

Après avoir accueilli votre destinataire, vous devez vraiment ressentir l’impulsion de parler de ce qu’est votre e-mail, mais faites une pause momentanément. Avant de dire quoi que ce soit, créez une phrase d’ouverture pour commencer votre e-mail avec une excellente diffusion.

L’une des meilleures méthodes pour le faire est d’inclure une ligne d’ouverture.

Voici quelques exemples que vous pouvez utiliser directement :

• Permettez-moi de me présenter.
• C’est formidable d’apprendre à travers vous.
• J’espère que tu vas bien.
• Je tends la main vers ____
• Merci pour la mise à jour.
• Je m’enregistre le ____
• Félicitations pour votre (récente réalisation).

4. Présentez-vous

Si vous envoyez un e-mail à une personne pour la toute première fois, vous devez vous présenter avant de parler d’autre chose.

Même si les gens parlent normalement pendant des heures, ils commencent à transpirer lorsqu’on leur demande de se présenter. Ne t’en fais pas. Il ne doit pas en être ainsi. Pour le rendre beaucoup plus facile, utilisez parmi les styles adhérant.

• Je m’appelle (Nom complet) et je suis (Votre rôle actuel).
• Je m’appelle (nom complet) et je travaille également pour une entreprise (industrielle) appelée (nom de l’entreprise).

La meilleure méthode consiste à ne contenir qu’une phrase ou plus sur vous-même, et pas plus que cela.

5. Spécifiez Rapide

La méthode idéale pour garantir que votre e-mail est précieux pour le destinataire est d’en faire un livrable rapide des informations dont il a besoin. En d’autres termes, allez droit au but plus rapidement.

Vous avez souhaité la bienvenue à votre destinataire, écrit une ligne d’ouverture/présenté, expliquez actuellement pourquoi vous lui envoyez un e-mail. Si vous devez parler de nombreux points, hiérarchisez-les et commencez votre e-mail par l’un des points les plus importants. Il peut s’agir de répondre à une question ou de faire une demande.

6. Consiste en une seule grande idée

Si votre e-mail devient un peu long, reprenez une idée de la rédaction de contenu régulière et ajoutez également une conclusion ou un concept à la fin.

Cela mettra toute l’attention sur le point le plus important. Par exemple, vous devez d’abord faire quelque chose, ou vous avez besoin d’une réponse immédiate pour embaucher un travail, et ainsi de suite. Vous pouvez également ajouter un verdict en disant quelque chose comme : Le principal point à retenir de notre discussion est.

7. Restez concis

Un professionnel moyen reçoit plus d’une centaine d’e-mails chaque jour. Cela implique que la majorité des personnes que vous contactez sont agitées. Peu importe à quel point ils pourraient vous aimer, ils ne seront probablement pas prêts pour tout type de randonnée. Alors, gardez vos e-mails succincts.

Un autre inconvénient des e-mails prolongés est que, dans certains cas, ils deviennent obscurs, hors de l’essentiel, ou peuvent également créer des idées fausses.

8. Soyez respectueux et généreux

L’intérêt d’écrire des e-mails respectueux et polis est que vous pouvez être en désaccord avec quelqu’un, présenter des points de vue alternatifs ou peut-être demander de l’aide, mais ils sembleront toujours tout à fait corrects.

Si vous prévoyez de faire quelque chose de ce genre dans votre e-mail, pensez d’abord à remercier votre destinataire ou à l’associer à son travail ou à ses idées. Ensuite, présentez votre point de vue sans dire clairement ce qu’ils ont fait de mal ou de totalement faux.

9. Ajoutez une phrase de clôture

Votre ligne de clôture dépend du type de réponse que vous obtenez de la personne à laquelle vous envoyez un e-mail. Vous pouvez choisir de terminer votre e-mail par une déclaration ou une question fermée, en fonction du contexte. Néanmoins, évitez de rassembler une préoccupation ouverte à tous les prix.

C’est principalement parce qu’une déclaration et une préoccupation fermée donnent des instructions à votre conversation, maintiennent le cap et garantissent une réponse.

Cependant, une question flexible augmente inutilement la chaîne de conversation. Et aussi, si vous parlez à quelqu’un de très occupé, votre e-mail peut être complètement ignoré.

Voici un exemple de préoccupation fermée.

Il facilite la procédure de prise de décision pour votre destinataire.

D’autre part, voici un exemple de question flexible.

Cela oblige votre destinataire à inspecter son emploi du temps avant de répondre, ce qui rend difficile toute action à ce sujet.

De plus, une déclaration peut également être un bon concept pour contribuer à un e-mail. Par exemple:

10. Autoriser désactivé

Enfin, vous pouvez terminer votre e-mail avec l’une de ces expressions d’approbation, selon le contexte de votre e-mail.

• Préoccupations aimables
• Salutations
• Sincèrement
• Meilleur
• Acclamations
• Meilleurs désirs

Toutes ces suggestions sont suffisantes pour vous aider à composer et à répondre correctement à tous les e-mails.

Des outils d’intelligence artificielle pour vous aider à rédiger des e-mails efficaces plus rapidement

Si vous cherchez à réaliser de toutes nouvelles tâches ou une nouvelle tâche, ou si votre travail actuel nécessite que vous envoyiez de nombreux e-mails chaque jour, ces dispositifs d’IA peuvent être pratiques.

1. Lola IA

Cet outil vous aide à développer des lignes d’ouverture sur mesure en fonction des informations de compte LinkedIn de vos destinataires. Tout ce que vous avez à faire est d’inclure l’URL LinkedIn du destinataire dans l’outil, et il pensera également à des lignes d’ouverture uniques en fonction des informations de leur compte.

L’outil coûte 36 $ par mois pour environ 200 lignes d’ouverture.

2. SmartWriter. ai

SmartWriter.ai vous aide à collecter des informations à partir du compte public de votre destinataire ainsi que des actualités dans lesquelles ils sont mentionnés. Il vous aide à développer des e-mails personnalisés pour les personnes que vous contactez.

Vous pouvez l’utiliser pour envoyer des e-mails froids ou des messages LinkedIn à des fins de sensibilisation. L’inscription à l’outil commence à partir de 49 $ par mois.

3. Snazzy. ai

Si vous démarrez une toute nouvelle entreprise et que vous avez besoin de financement, Snazzy.ai peut être l’appareil parfait pour vous. Il vous aide avec des thèmes de courrier électronique pour présenter des VC ou des investisseurs providentiels.

Mais d’abord, vous devrez créer un compte sur le système. Pour commencer à envoyer des e-mails, allez dans le public que vous ciblez, les phrases clés que vous recherchez, ainsi que le résumé de votre offre. De plus, cela vous fera gagner beaucoup de temps en fournissant un projet initial sur mesure.

Après cela, vous pouvez l’affiner un peu pour obtenir une certaine perfection. L’adhésion commence à partir de 25 $ par mois.

4. Lyne. ai

Il s’agit d’un autre dispositif d’IA pour vous aider à générer le crochet parfait pour vos récepteurs. Pour démarrer avec Lyne.ai, entrez dans le CSV de vos prospects avec leurs e-mails professionnels ou leurs URL de profil LinkedIn.

Vous pouvez également déterminer le nombre de phrases que vous souhaitez que l’outil compose pour l’ouverture, par exemple, 1-2 phrases ou 3-4 phrases, etc. L’inscription commence à 99 $ chaque mois.

Rédiger des e-mails n’a jamais été aussi simple

Si vous avez déjà découvert qu’il était difficile de rassembler tous les éléments pour rédiger un bon e-mail, votre combat se termine aujourd’hui.

Utilisez ces pointeurs ou outils pour rédiger votre prochain e-mail efficace beaucoup plus rapidement !