Comment remettre rapidement un projet retardé sur la bonne voie

Chaque projet commence avec de bons objectifs ainsi que les meilleurs efforts, mais un certain nombre d’entre eux déraillent avec une faible interaction et manquent des tournants. Pourtant, il n’y a aucune demande à laisser tomber, car certaines actions correctives peuvent remettre votre tâche reportée sur les rails en un rien de temps.

Voici quelques méthodes efficaces de récupération d’emploi que vous devez essayer pour que les choses se déplacent selon les bonnes instructions.

1. Exiger une réunion d’équipe

Votre groupe aurait pu s’accomplir lors de diverses réunions d’équipe en ligne pour ce projet. Cependant, une fois que vous réalisez que vous êtes sur le point de manquer une échéance, il est obligatoire que tout le monde se repose une fois de plus. Cette conférence de groupe doit établir une toute nouvelle stratégie concernant ce qu’il faut faire ensuite.

Considérez les livrables du projet, le plan budgétaire et le temps (continu ou supplémentaire) dont vous avez besoin pour terminer la tâche. Examinez l’effet de votre hold-up sur chacun de ces aspects. Déterminez ce que le groupe peut offrir tout en maintenant le plan de dépenses initial et en fixant la même date cible.

En dehors de ceux-ci, voyez le temps qu’il faudra pour terminer le travail. Parlez ensuite à votre client pour choisir l’une des options ci-dessus.

2. Apprenez la raison du retard

En plus de choisir des alternatives pratiques pour vos clients, utilisez la réunion pour comprendre le problème de la tâche. Ce n’est qu’en reconnaissant le facteur à l’origine du retard du projet que vous pouvez prendre des mesures pour résoudre le problème.

Il peut y avoir différentes raisons pour un retard de projet, notamment l’absence de plan de dépenses, le manque de sources, le changement des préoccupations commerciales, la dérive de l’étendue, l’inefficacité de l’équipe, etc. Découvrez qui est responsable du retard et aussi exactement comment cela a réellement affecté le projet. De même, expliquez comment vous pouvez résoudre le problème dans les plus brefs délais.

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3. Établissez une nouvelle date butoir réaliste

Une image d'un cahier avec des tâches

Si vous avez manqué la date limite initiale, il est temps de continuer et d’en établir une toute nouvelle plutôt. Suivez la routine initiale pour déterminer le nombre de travaux de la tâche qui sont toujours en attente. Établissez des jalons difficiles mais possibles pour chacune des tâches restantes, et découvrez également une toute nouvelle date d’échéance pour le travail.

Votre objectif est de fournir le travail dans la toute nouvelle date cible. Par conséquent, tenez compte des capacités, des ressources et du calendrier de votre groupe avant de définir le tout nouveau jour d’échéance.

4. Reconsidérer la portée du projet

Si une étendue de travail irréaliste a en fait retardé votre tâche, envisagez de modifier le récapitulatif afin que cela soit possible dans un court laps de temps. Passez en revue la portée avec le client ou les parties prenantes et vérifiez quels emplacements des projets vous pouvez supprimer.

Ne laissez jamais le fluage de la portée se produire lorsque vous demandez en fait une diminution de la portée. Un changement d’étendue rendra le projet difficile à terminer. Il peut également être nécessaire de déplacer complètement l’attention de votre équipe vers de nouvelles instructions.

5. Séparez-vous en petites tâches et hiérarchisez-les

Une illustration de la priorité

Une fois que vous avez reçu un clin d’œil du client au sujet de la portée révisée du travail, commencez à vous en occuper. Tout d’abord, divisez les minuscules tâches d’infiltration restantes. Après cela, recherchez s’il existe des dépendances entre les emplois. Si oui, considérez-les avant de prioriser les travaux.

Demandez au groupe de s’occuper d’abord des tâches prioritaires. Souvent, un client peut vous demander de fournir d’abord une section ou un composant d’un projet lors d’un hold-up. Dans de tels cas, placez ce segment en priorité.

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6. Réaffirmer ou réaffecter les responsabilités

Vous devez travailler avec l’ensemble du groupe pour identifier leurs fonctions pour la gamme de tâches ou les emplois restants. Évaluer les tâches accomplies pour déterminer tout conflit ou inefficacité dans le travail effectué jusqu’à présent sur cette tâche. Il peut être nécessaire de réaffirmer ou de redistribuer les emplois en fonction des performances précédentes.

Lors de la réaffectation des tâches, corrigez tout type de doute concernant la stratégie initiale. Assurez-vous que la personne nouvellement affectée possède les capacités nécessaires pour accomplir cette tâche et n’a aucune autre priorité.

7. Concentrez-vous sur la communication en temps réel

Une illustration de la communication en temps réel

Il n’y a plus de place pour d’autres retards dans un travail qui a actuellement déraillé. Parfois, des décisions essentielles restent en suspens en raison de la réponse tardive. Par conséquent, votre équipe ne doit pas perdre de temps dans une interaction asynchrone où elle ne sait pas quand elle obtiendra n’importe quel type de réponse.

Dans les travaux reportés, accent mis sur l’interaction intégrée comme la conversation instantanée. Les collègues peuvent également participer à des appels audio ou vidéo pour clarifier des questions ou poser une préoccupation importante. Quoi que vous fassiez, ne dépendez jamais des modes de communication retardés comme le courrier électronique dans de telles circonstances.

8. Suivre de près et gérer les tâches

Vous ne voudriez certainement pas être reporté deux fois sur un même projet. Pour éviter cela, la gestion des tâches et le suivi quotidien de leur progression sont cruciaux. Faites du suivi des performances une composante de votre routine quotidienne avec des applications de gestion des tâches dynamiques où les membres peuvent examiner le travail ainsi que la progression du travail.

Le suivi des réalisations est inadéquat, car vous devez les comparer aux réalisations prévues. Lorsque vous observez une personne à la traîne, contactez-la rapidement pour comprendre le problème et le résoudre dès que possible.

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9. Avoir un plan de gestion des risques en place

Un chef de projet travaillant sur le tableau de bord du projet

Un synopsis modifié pour un travail reporté comprend généralement du travail supplémentaire, de nouvelles ressources et également un calendrier strict. Bien qu’il y ait de fortes chances que vous terminiez efficacement le projet, cela comporte également certains risques. Par conséquent, vous devez préparer un plan de gestion des risques.

Pour cela, déterminez les variables de danger. Vous devez également les évaluer pour créer une stratégie visant à réduire leurs effets négatifs. Efforcez-vous de réduire la possibilité de survenue de ces aspects de risque. Informez l’ensemble du groupe sur la stratégie de gestion des risques et mettez-la à jour fréquemment au fur et à mesure que le projet avance.

10. Faites des efforts supplémentaires

Inutile de dire que vous devez prendre des initiatives supplémentaires pour fournir rapidement un projet retardé. Cela pourrait également impliquer de brûler l’huile de minuit pour de nombreux employés. Selon la portée du projet, le temps variera. Cependant, cela peut démotiver le groupe si les heures supplémentaires deviennent conséquentes.

Pour ce facteur, les managers doivent fournir un concept clair à leurs coéquipiers sur la durée des heures supplémentaires. Si quelqu’un ne peut pas offrir encore plus de temps pour un projet retardé, vous devez externaliser son travail.

Conseils efficaces pour les projets retardés

Il n’est pas rare qu’un travail perde son accent. Une fois que cela se produit, il est essentiel de déterminer et d’identifier les facteurs de douleur du travail.

Pour remettre la tâche sur la bonne voie, suivez les idées énoncées ci-dessus. Vous pouvez également utiliser des applications de surveillance des tâches pour une conclusion de tâche réussie et rapide.

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