9 outils pour rendre vos réunions en ligne plus productives

Principaux enseignements

• Utilisez des applications de planification comme Calendly ou Cal pour planifier et programmer facilement des réunions, en tenant compte des disponibilités de chacun.
• Utilisez des outils tels que la suppression du bruit dans l’application ou des applications comme Krisp et Noise Blocker pour garantir des appels limpides et minimiser les bruits de fond.
• Automatisez vos notes de réunion avec des applications comme Krisp, Magical ou Supernormal, permettant à l’IA de transcrire et de résumer vos appels afin que vous puissiez vous concentrer sur la conversation.

Même si les réunions sont cruciales pour le bon fonctionnement des équipes et des organisations, elles peuvent parfois être inefficaces et entraver la productivité. Les réunions en ligne sont souvent émaillées de phrases telles que « Désolé, je suis en retard », « Je ne vous entends pas » et « Pouvez-vous répéter la dernière partie ?

Cependant, avec les bons outils, il n’est pas difficile de rester concentré malgré ces distractions. Vous trouverez ci-dessous les meilleurs outils pour garantir une efficacité optimale lors de vos réunions en ligne.

Planifier comme un pro

Planifier et programmer des réunions peut s’avérer fastidieux, étant donné qu’il faut tenir compte des disponibilités de chacun. Trouver le meilleur moment pour tout le monde est particulièrement difficile pour les travailleurs à distance à travers le monde. Heureusement, certaines applications permettent de simplifier la planification des réunions :

1. Calendly.com

Calendly est une application de planification intuitive qui permet d’éviter les doubles réservations. L’application vous permet de synchroniser plusieurs calendriers, ce qui garantit que les personnes ne voient que les créneaux horaires libres et réservables. Vous pouvez ainsi faire connaître vos disponibilités tout en préservant la confidentialité des détails sous-jacents de vos réunions.

2. Cal.com

Comme Calendly, Cal prend en compte plusieurs calendriers pour afficher les plages horaires libres. En outre, Cal propose une option Teams payante, qui vous permet d’ajouter d’autres membres à votre équipe. Cette option est idéale pour réserver des réunions d’équipe, car elle prend en compte les disponibilités de plusieurs personnes.

3. Magique

Magical est une extension Chrome qui permet non seulement de synchroniser les calendriers, mais qui est aussi un assistant de réunion virtuel à part entière. Magical peut planifier des réunions, créer des liens de réservation et veiller à ce que vous ne manquiez plus jamais une réunion. L’extension Magical s’intègre de manière transparente à votre navigateur Google Chrome pour vous indiquer exactement quand et quelle sera votre prochaine réunion.

Des appels limpides

Les réunions virtuelles dépendent fortement de la clarté de la voix. Dans le confort de nos maisons, les bruits tels que ceux des enfants, des animaux domestiques, des appareils ménagers et de la circulation sont forcément présents. Mais il existe des méthodes pour réduire ces bruits lors de vos appels :

4. Suppression du bruit dans l’application

De nombreuses applications de réunion en ligne populaires, telles que Zoom, Microsoft Teams et Discord, intègrent des fonctions de suppression du bruit. Vous devriez ainsi être en mesure de supprimer la plupart des bruits de fond sans avoir à recourir à des applications supplémentaires.

5. Krisp

Krisp est l’une des applications de suppression du bruit les plus populaires. Elle réduit les bruits de fond et améliore le son que vous entendez en filtrant les bruits de fond des autres participants à la réunion. Krisp est facile à configurer sur la plupart des appareils et s’intègre de manière transparente à la plupart des logiciels de réunion.

6. Bloqueur de bruit

Noise Blocker est une autre excellente application pour la suppression du bruit. Cette application vous permet de régler l’intensité et le seuil de la suppression de bruit, ce qui est parfait si vous préférez conserver un peu de bruit ambiant. Le seul inconvénient est que Noise Blocker n’est disponible que pour Windows 10 et les versions supérieures.

Automatisez vos notes de réunion

Enregistrer des parties de la réunion ou noter des détails importants pendant un appel peut s’avérer fastidieux. Vous risquez également de passer à côté de la discussion en cours en prenant des notes. Voici quelques applications qui peuvent externaliser votre prise de notes grâce à l’IA, vous permettant ainsi d’être pleinement présent lors de vos réunions :

7. Krisp

Outre sa fonction de suppression du bruit de premier ordre, Krisp peut également fournir d’excellentes transcriptions de réunions. Si vous avez déjà configuré Krisp pour l’audio, il crée automatiquement des transcriptions et des notes de réunion et résume votre appel pour vous.

8. Magique

Bien que Magical comprenne un calendrier de réunion, ce n’est pas tout. Magical peut se joindre à vos appels en tant qu’assistant virtuel qui prend des notes et aide à créer des ordres du jour basés sur les réunions précédentes. L’IA Notetaker transcrit les appels en temps réel et génère rapidement des résumés de réunion et les prochaines étapes.

9. Supernormal

Grâce à la puissance de l’IA, Supernormal peut enregistrer et transcrire des réunions afin que vous puissiez vous concentrer sur la conversation. Il peut générer des notes détaillées, mettre en évidence les décisions clés et documenter les actions à entreprendre au cours de la réunion.

Tirez le meilleur parti de vos réunions

Les outils mentionnés ci-dessus peuvent considérablement améliorer l’efficacité de vos réunions. En utilisant les applications et les outils appropriés, vous verrez qu’il est relativement facile de créer un flux de travail et un environnement de réunion répondant parfaitement à vos besoins. Après tout, peu importe ce dont vous avez besoin, il existe une application pour cela !

Ces applications peuvent être en mesure d’éliminer les blocages liés aux logiciels, mais vous devez également réfléchir à la manière de tirer le meilleur parti de ces appels en créant un environnement propice à la discussion.