Comment s’excuser et s’excuser dans un e-mail : la manière professionnelle

Tout le monde se trompe dans certains cas. Essayez comme nous pourrions, personne n’est idéal. Lorsque vous faites une erreur qui blesse une autre personne, il convient de présenter des excuses.

Bien que vous ayez généralement besoin de vous excuser personnellement, il se peut que vous aimiez ou que vous deviez parfois vous excuser par e-mail. Voyons comment s’excuser professionnellement dans un e-mail pour vous aider à tirer le meilleur parti de cette situation.

Les trois ingrédients d’un bon e-mail d’excuses

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Bien qu’il n’y ait pas de modèle global, une exigence généralement approuvée pour les excuses comprend trois éléments :

1. Reconnaissant que vous avez fait quelque chose de mal.
2. Ressentir des regrets pour vos activités tout en étant empathique comprendre à quel point ils blessent les autres personnes.
3. Restitution ce qui rend la circonstance juste.

Nous examinerons chacun de ces 3 aspects au fur et à mesure que nous expliquerons comment s’excuser dans un e-mail.

Comment ouvrir votre e-mail d’excuses

Avant de commencer à rédiger de véritables excuses, vous devez vous adresser à la personne à qui vous écrivez. Cela variera certainement considérablement en fonction de votre relation avec la personne.

Imaginons que vous avez glissé dans un scénario professionnel et que vous devez donc envoyer un e-mail d’excuses à votre employeur. À titre d’exemple, nous prétendrons que vous avez cessé de travailler pour terminer un travail important dans les délais, ce qui a retardé le travail pour tout le monde.

Dans ce cas, un bon accueil serait « Cher, ». Si vous demandiez pardon à un ami proche, quelque chose comme « salut » ou « bonjour » serait certainement plus approprié.

N’ignorez pas non plus la ligne d’objet de l’e-mail d’excuses. Une fois que vous avez fait du tort à quelqu’un, il ne pourrait pas être plus qu’heureux de voir un e-mail de votre part arriver ici.

Mettre quelque chose comme « Veuillez accepter mes excuses » ou « Je suis sincèrement désolé » dans la ligne d’objet est un bon moyen de préciser dès le départ à quoi sert votre message. Il est crucial d’éviter les erreurs d’interaction habituelles afin de ne pas diluer votre message. Gardez le sujet simple afin qu’ils reconnaissent ce que contient votre message.

Reconnaître son erreur

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Maintenant que vous avez terminé l’ouverture, il est temps pour le tout premier élément essentiel des excuses. Ici, vous devez identifier clairement le problème qui a eu lieu. Possédez jusqu’à ce que vous avez fait; n’essayez pas de disperser le blâme sur quelqu’un d’autre ou de justifier ce qui s’est passé.

Voici un exemple de ce qu’il ne faut pas faire dans votre e-mail d’excuse :

Bien que je sache que j’ai raté une date cible essentielle, ce n’est vraiment pas mon erreur. Je travaillais avec Paul sur ce travail, et il m’a fait perdre trop de temps en me posant beaucoup de questions sans rapport. Mon système informatique était également froid tout au long de la semaine et le service informatique n’avait pas encore pu y jeter un coup d’œil. Donc ce n’est pas tout à cause de moi.

Même si tout ce qui précède est réel, cela ne produit pas de bonnes excuses. Cette composante nécessite de reconnaître votre part de responsabilité dans l’erreur.

Quelque chose de similaire à ceci est bien mieux:

Je reconnais que j’ai raté une échéance importante. Ce projet était effectivement essentiel à notre département, d’autant que vous m’avez fait confiance pour le terminer dans les délais. Je comprends que mon incapacité à terminer ce travail en temps opportun a retardé la conclusion du projet. Cela donne une mauvaise image de notre groupe, et j’en suis également désolé.

Ici, vous avez clairement défini ce que vous avez fait de mal, sans tenter de le minimiser ou de le détourner. Cela appartient à dire désolé qui est généralement manqué aujourd’hui.

Exprimer des remords pour ce que vous avez fait

Maintenant que vous avez clairement exposé votre erreur, vous devez montrer votre contrition. Rappelez-vous que ce que vous avez fait, à tout le moins, a causé de l’inconfort, de la frustration, ainsi que d’autres émotions négatives à l’autre personne. Dans un environnement professionnel, cela aurait également pu leur faire perdre du temps et de l’argent, ou avoir des ennuis avec leurs supérieurs.

Faites en sorte qu’il soit évident que vous ressentez vraiment des remords concernant la circonstance. Essayez de vous mettre à leur place et de comprendre exactement comment vos activités les ont amenés à se sentir vraiment. Ne fournissez pas d’explication pour votre comportement ici, ou dites que vous êtes « désolé qu’ils se sentent vraiment de cette façon » à propos de ce que vous avez fait.

Le but des excuses est de réparer une relation brisée, pas de vérifier que vous aviez raison depuis le début.

Voici un exemple de la façon de monter ce composant des excuses :

Je tiens à vous saluer et à m’excuser de ne pas avoir accompli mes responsabilités et de ne pas avoir terminé le travail que vous m’avez délégué à temps. Il n’y a aucune excuse pour cet échec. Je n’aime pas savoir que j’ai laissé tomber mon groupe et je me sens vraiment mal que cela vous ait fait honte lors de la consultation avec le client.

Exprimer de l’empathie donne de la crédibilité à vos excuses. Cela vous aide à oublier un instant votre point de vue et à jeter un coup d’œil à ce à quoi quelqu’un d’autre a affaire.

Corriger votre erreur

Les mots sont importants, mais les actions ont beaucoup plus de poids. Pour révéler que vous sous-entendez ce que vous avez dit, il est essentiel de faire amende honorable. Agir rendra certainement la situation correcte (si possible) ou révélera que vous ferez de votre mieux pour ne plus refaire exactement la même erreur.

En continuant avec notre exemple de manquement à une date d’échéance, quelque chose de similaire à ceci pourrait fonctionner comme composant de restitution de l’e-mail d’excuse :

À l’avenir, pour éviter de manquer des dates cibles, je vous parlerai certainement bien à l’avance si je crains de ne pas pouvoir faire quelque chose en temps opportun. Je serai certainement plus au courant du temps que me prennent des tâches cruciales et je suis prêt à consacrer des heures supplémentaires au-delà du bureau pour m’assurer qu’elles sont accomplies. Cela ne se reproduira plus.

Dans certains scénarios, vous ne pouviez pas savoir quoi fournir pour compenser votre comportement. Si c’est le cas, vous pouvez simplement demander « Que puis-je faire pour arranger les choses ? »

Ce qui est essentiel dans cette phase des excuses, c’est de démontrer comment vous allez agir de différentes manières à l’avenir pour éviter que la même préoccupation ne se reproduise.

Comment fermer votre e-mail d’excuses

Il ne vous reste plus qu’à terminer correctement le message. C’est assez facile, mais veillez à conserver le ton idéal. Vous devez remercier le destinataire d’avoir lu votre message d’excuses et lui souhaiter bonne chance.

Il peut également être judicieux de les accueillir pour discuter encore plus de ce que vous avez dit. Cela montre que vous êtes authentique ainsi que disponible pour un dialogue supplémentaire.

Voici une façon de fermer votre e-mail d’excuses de spécialiste :

Merci d’avoir lu ceci. S’il y a quelque chose dont vous voulez discuter mieux, s’il vous plaît contactez-moi afin que nous puissions le surmonter.

Sincèrement,

Si vous ne souhaitez pas utiliser « Sincèrement », diverses autres fermetures officielles telles que « Meilleur rapport avec » fonctionneront certainement également. Vous n’avez pas besoin de dire « Avec mes excuses » ou quoi que ce soit du genre, étant donné que vous avez investi l’intégralité de l’e-mail en demandant correctement pardon.

L’e-mail est-il le bon moyen pour présenter des excuses ?

Nous avons expliqué comment s’excuser habilement dans un e-mail. Pourtant, avant de commencer à rédiger votre message, vous devez vous demander si le courrier électronique est le meilleur moyen de présenter vos excuses.

Le courrier électronique présente certainement des avantages lorsqu’il s’agit d’excuses. Puisqu’il n’y a pas de contrainte de temps, vous pouvez composer vos idées de manière claire et directe. Si des excuses rapides s’imposent, un e-mail vous permet de les contacter dans un court laps de temps si une conférence en personne n’est pas un choix. Et contrairement aux excuses en personne, vous n’avez pas besoin d’être spontané ni de réagir à ce que les autres déclarent.

Mais tout n’est pas bon. Le courrier électronique est moins individuel qu’une excuse en personne (ou par appel). Selon l’arrangement de votre entreprise, l’envoi d’un e-mail peut sembler aussi effrayant si apparaître personnellement est pratique. Ne vous cachez pas derrière un écran lorsque vous avez besoin de vous excuser pour quelque chose.

Dire désolé dans un e-mail pour réparer les erreurs

S’excuser correctement est une compétence de vie précieuse. Tout le monde ne sait pas exactement comment le faire, et de mauvaises excuses peuvent rendre l’autre personne beaucoup plus ennuyée qu’auparavant. Utilisez ce guide fondamental sur la façon de s’excuser par e-mail et vous serez sur la bonne voie pour un partenariat fixe.

Gardez à l’esprit que l’objectif suprême d’une excuse est de réparer la dépendance endommagée. Vous avez fait un pépin, et les 3 étapes principales ci-dessus expliquent comment vous le maîtrisez et le corrigez. Ne vous excusez pas pour vous-même.