Comment éviter la surutilisation des outils de communication et de collaboration

La collaboration mais aussi les dispositifs de communication sont cruciaux pour la réussite de tout type de tâche, en particulier pour les équipes distantes. Ils aident à améliorer l’efficacité et les liens entre les employés tout en leur permettant d’accéder aux informations de n’importe où et à tout moment.

Cependant, trop d’options peuvent finir par être exigeantes, en particulier lorsque vous devez commencer chaque jour à équilibrer entre de nombreux outils pour rester à l’écart. Cet article examinera certainement quelques idées et dispositifs pour vous aider à utiliser plus efficacement les dispositifs de partenariat.

Pourquoi utiliser trop d’outils de collaboration peut être problématique

Surcharger votre groupe avec des appareils de collaboration n’est pas la solution pour une meilleure efficacité ; cependant, cela peut causer :

  • Performances moindres en raison du fait que votre groupe passe encore plus de temps à rechercher des détails dans de nombreux systèmes qu’à obtenir des tâches effectuées.
  • Projets retardés parce que la communication tombe entre les mailles du filet.
  • Coopération réduite car certaines personnes peuvent avoir du mal à se familiariser avec de nombreuses plateformes de collaboration.
  • Accessibilité difficile aux informations lorsque vous en avez besoin.
  • Jongler entre d’innombrables applications de collaboration peut entraîner un changement de contexte et une efficacité réduite.
  • Investissement inutile car la plupart de ces solutions logicielles ont des fonctions qui se chevauchent et nécessitent un coût d’abonnement.

Alors, si les dispositifs de collaboration sont cruciaux pour la synergie, comment pouvez-vous prévenir ces problèmes ?

Conseils et outils pour éviter de se perdre dans les applications de collaboration numérique

1. Prioriser votre équipe et aussi les besoins de l’entreprise

Un groupe de collègues regarde fixement un écran d'ordinateur

Il est important de commencer par comprendre qu’une collaboration fiable ne concerne pas la technologie moderne – il s’agit de vos individus et de la manière exacte dont ils communiquent pour atteindre des objectifs communs. La coopération ainsi que les outils d’interaction entrent en jeu pour permettre et favoriser cela.

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Par conséquent, vous devriez commencer par analyser les besoins de votre entreprise et aussi le type de société que vous souhaitez construire pour votre groupe. De plus, obtenez une vision claire du type de tâches que votre groupe exécute au quotidien ainsi que des meilleurs moyens d’interagir les uns avec les autres.

Par exemple, si vous avez l’intention de promouvoir le fonds fiduciaire ainsi que la liberté de travailler pendant des heures adaptables, choisissez des options numériques qui permettent une communication asynchrone et aussi une collaboration, comme Tourner ainsi que Yac , pourrait mieux fonctionner. Ces appareils encouragent vos individus à rester concentrés pendant leur chronologie la plus efficace.

D’autre part, si votre équipe est principalement en déplacement et que vous appréciez la communication en temps réel, les appareils qui facilitent la communication synchrone et offrent à la fois un accès de bureau et mobile, comme Mou pourrait être votre meilleur choix.

Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins et du type de culture que vous comptez promouvoir, il est plus simple d’affiner la variété des alternatives qui s’harmonisent avec votre méthode de travail. Choisir un appareil simplement parce qu’il est populaire peut accidentellement changer la société de votre entreprise et aussi son système d’exploitation, entraînant des résultats improductifs.

2. Profitez des suites d’espace de travail

Après avoir analysé les besoins de votre entreprise et tenté de réduire la variété des dispositifs de partenariat que vous utilisez, vous pouvez commencer par vérifier les systèmes tout-en-un ou polyvalents qui offrent une gamme de fonctionnalités nécessaires pour gérer votre organisation.

Ces solutions sont spécialement conçues pour rassembler tout en intégrant les fonctions et capacités vitales de plusieurs applications dans un seul système, éliminant ainsi les tracas liés à l’ouverture d’un certain nombre de programmes aux informations d’accessibilité.

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Ce faisant, ils permettent d’économiser de l’argent et du temps tout en facilitant la tâche de tout le monde sans manquer aucune mise à jour. Ils conviennent aux services de petite et moyenne taille qui n’ont pas nécessairement besoin des cloches et des sifflets actuels, mais plutôt d’une solution simple et simple qui les aide à fonctionner correctement.

Ces outils vous permettent d’échanger des messages, d’appeler, de vous souvenir, de nommer des tâches et de préparer des tâches, le tout à partir d’un endroit isolé. Voici quelques exemples des suites d’espaces de travail les plus efficaces qui fournissent plusieurs attributs pour améliorer vos opérations : Pic ou Même page . Vous pouvez utiliser l’un de ces outils pour rapprocher toutes vos activités.

3. Choisissez les meilleurs outils qui permettent les intégrations

Image montrant le mot

Supposons que votre entreprise se concentre sur un travail de détail et que votre plate-forme polyvalente semble être un « jack of all trades, master of none ». Dans ce cas, vous devez penser à trouver les options les plus appropriées pour les fonctionnalités privées qui peuvent être rapidement intégrées les unes aux autres.

Si le suivi de projet est votre objectif principal, vous voudrez peut-être envisager des appareils avec des fonctions telles que la production de travaux et également des tâches, des fonctionnalités de recherche robustes, plusieurs vues de tableau de bord, une couverture permanente du projet et des thèmes de tâches.

Cependant, vous devriez également considérer les options d’administration de projet qui offrent des possibilités d’intégration avec d’autres outils, par exemple, Ruche , lundi.com ou Wrike . En faisant cela, vous pouvez utiliser un certain nombre d’outils adaptés à certaines fonctions et également les attacher pour obtenir de bien meilleurs résultats.

De plus, ces outils sont faciles à utiliser, ce qui permet à chacun de les découvrir plus facilement et de les utiliser efficacement.

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4. Produire un référentiel de connaissances centralisé

Comme nous l’avons souligné ci-dessus, l’un des principaux inconvénients de l’utilisation de nombreux outils de collaboration est que les membres du personnel perdent un temps inestimable à passer d’un système à un autre pour accéder aux détails ou à déranger d’autres associés avec des problèmes auxquels on a répondu plusieurs fois.

Pour éviter cela, vous pouvez enregistrer toutes les informations vitales dans une base de connaissances centrale à laquelle il est facile d’accéder depuis n’importe où. Vous pouvez utiliser un outil wiki d’entreprise intérieure comme tétra pour garder quoi que ce soit des politiques à l’échelle de l’entreprise et aussi des didacticiels pratiques à certains détails du produit. Toute personne autorisée peut ajouter et modifier des fichiers, créant ainsi un système de collaboration convivial qui aide les employés à partager des informations entre eux.

L’idée est que chaque membre du personnel peut accéder directement à cette base de connaissances pour trouver des détails et obtenir des réponses à toute question ou problème qu’il pourrait avoir.

Commencez votre voyage vers une communication efficace et aussi une collaboration maintenant

Si vous vous occupez actuellement d’un encombrement excessif en ce qui concerne l’interaction ainsi que les appareils de collaboration, envisagez d’exécuter les services.

En utilisant les meilleures options et techniques électroniques de coopération possibles pour votre organisation, vous faites un grand pas en avant pour devenir beaucoup plus efficace, économiser de l’argent à l’avenir et améliorer l’efficacité globale.

Au fur et à mesure que vous vous développez et que votre entreprise devient plus exigeante, vous pouvez constamment réviser vos processus pour répondre à vos besoins changeants.

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