Les 10 meilleurs outils et astuces pour déléguer efficacement les tâches

La délégation de tâches est un processus essentiel dans le flux de travail moderne qui garantit l’investissement des efforts de tous les membres de l’équipe. En tant que chef d’équipe ou manager, il est impossible de prendre toutes les responsabilités sur vos épaules.

En déléguant les tâches aux membres de l’équipe, vous pouvez réduire votre charge de travail en plus de donner à votre équipe les moyens de se développer professionnellement. Essayez les conseils de délégation de tâches suivants pour maintenir une relation saine entre vos coéquipiers.

1. Trouvez une ressource appropriée

Lorsque vous décidez de déléguer une tâche, la première chose à faire est de choisir la personne la plus appropriée pour le poste. Ne vous contentez pas de présumer que quelqu’un peut accomplir une tâche. Au lieu de cela, utilisez des preuves empiriques pour sélectionner la bonne. Trouvez ceux qui possèdent les connaissances et les compétences requises pour effectuer le travail que vous vous apprêtez à déléguer.

Avant la délégation, vous pouvez utiliser l’application de gestion des tâches Travail en équipe pour vérifier la bande passante de la ressource prévue. Ainsi, vous ne finirez pas par confier la tâche au coéquipier qui en a déjà trop dans son assiette.

2. Discutez de la délégation des besoins avec l’équipe

Avant la délégation de tâches, vous devez discuter des raisons qui la sous-tendent avec la personne sélectionnée. De plus, expliquez clairement ce que vous attendez d’eux. Parfois, le cessionnaire peut ne pas être conscient de ses responsabilités.

S’ils ne savent pas comment contribuer positivement au projet, ils pourraient devenir désintéressés et désengagés. Si vous confiez la tâche à un télétravailleur, vous pouvez utiliser Tableau de bord Google pour une réunion en direct. Cela les aidera à comprendre les choses visuellement.

3. Atténuez les risques de délégation inversée

Certains membres de l’équipe peuvent essayer de vous redonner une tâche déléguée. Faites un effort pour savoir pourquoi. Tant qu’ils ont les compétences requises et suffisamment de temps, apprenez à dire non dans de tels cas. Encouragez-les également à avoir confiance en leurs capacités.

Cependant, vous pouvez minimiser les risques de délégation inversée en effectuant une analyse SWOT des personnes visées. Vous pouvez utiliser le Créativement app à cet effet et découvrez qui a le moins de chances de vous attribuer la tâche.

4. Partagez un aperçu complet

Le cessionnaire ne doit pas se sentir dépassé lorsque vous lui déléguez un projet ou une tâche. Créez un aperçu de la tâche afin qu’ils sachent comment l’accomplir sans trop de stress. Tout en décrivant, ajoutez ce que vous voulez qu’ils accomplissent et à quelle heure. N’oubliez pas de définir un titre réaliste pour éviter toute pression inutile.

Vous pouvez utiliser n’importe quelle application de gestion des tâches comme Asana pour faire un aperçu du projet et les inclure avec les dépendances des tâches et les dates d’échéance.

5. Donnez accès à la formation et aux ressources nécessaires

En tant que chef d’équipe ou gestionnaire, il est de votre responsabilité de vous assurer que la personne à qui vous déléguez des tâches possède toute la formation et les ressources nécessaires. Par exemple, si la tâche déléguée nécessite l’utilisation d’un outil spécifique, mais que le destinataire ne l’a jamais utilisé auparavant, vous devez organiser une session de formation pratique pour lui.

Mettre à leur disposition toutes les ressources nécessaires en leur donnant accès à une base de connaissances. Si vous n’avez pas de base de connaissances, vous pouvez mettre toutes les ressources dans un Google Drive dossier et partagez-le avec le destinataire.

6. Offrir l’autorité sur la tâche déléguée

Si vous confiez à quelqu’un une tâche sans autorité, ce ne sera pas une situation idéale pour le cessionnaire. Donnez-leur le pouvoir de prendre des décisions et de poser des questions. Ce n’est qu’alors que vous pouvez vous attendre à ce que la tâche soit terminée dans les délais et sans aucun défaut.

S’ils travaillent sur un document Word ou une feuille de calcul, vous pouvez en faire le propriétaire de ces fichiers. Dans le cas de projets, vous pouvez les affecter à cette tâche dans un outil de gestion de projet comme Wrike. Ainsi, ils ont un sens de l’autorité, et les autres membres de l’équipe le sauront également.

7. Utilisez un canal de communication dédié

Déléguer une tâche ne signifie pas tirer et oublier. Vous devez être disponible pour la personne à qui vous avez délégué la tâche pour toute question ou requête. Ils peuvent également avoir besoin de vos conseils s’il s’agit de la première fois qu’ils administrent un projet majeur ou complexe.

Vous pouvez utiliser Slack pour établir un canal dédié en temps réel pour la communication. Créez un canal distinct dans cette application afin que le destinataire puisse vous contacter de manière transparente et partager des fichiers si nécessaire pour un retour instantané.

8. Soyez prêt à gérer des problèmes imprévus

Vous devez être prêt à gérer tout problème inattendu au cours d’un projet, même si vous avez délégué la tâche à quelqu’un d’autre. Lorsque les cessionnaires n’ont pas suffisamment d’expertise et d’expérience, vous devez intervenir pour mener à bien la tâche.

Vous pouvez leur demander d’enregistrer le problème à l’aide de n’importe quelle application d’enregistrement d’écran comme Ezvid et vous l’envoyer. Ainsi, vous pouvez mieux comprendre le problème et proposer une solution adaptée. Sinon, ils peuvent écrire les problèmes en détail à l’aide de n’importe quelle application de prise de notes.

9. Examiner les progrès et échanger des commentaires

Après la délégation, n’oubliez pas de vérifier l’avancement de la tâche pour savoir si elle se déroule au rythme optimal. Mais évitez la microgestion, car cela démotivera le cessionnaire. Créer une culture de suivi et de rétroaction mutuelle pour une délégation efficace.

Tout outil de gestion de tâches comme nTâche vous permettra de suivre la progression de chaque tâche et sous-tâche que vous avez déléguée à quelqu’un d’autre. Vous pouvez également fournir des commentaires rapides à l’aide de la fonction de commentaire. Ainsi, le cessionnaire obtiendra tous les commentaires en un seul endroit.

10. Récompensez et reconnaissez le succès

Lorsque vous déléguez une tâche à un collègue, soyez prêt à le récompenser et à apprécier ses efforts. Ne prenez pas les travaux bien faits pour acquis. Félicitez-les et reconnaissez-les ouvertement lors des réunions d’équipe.

La reconnaissance du travail acharné par des compliments et des avantages stimule le moral des employés. De plus, cela a un impact positif sur leur productivité.

Une fois les tâches et projets délégués terminés, vous pouvez organiser une séance de célébration sur Zoom. Là, vous pouvez mentionner les coéquipiers qui ont exécuté avec succès les travaux assignés et ont aidé votre organisation à atteindre des jalons.

Déléguer des tâches pour une meilleure gestion des tâches

Un projet réussi comprend la contribution de tous les membres. Maintenant que vous connaissez les meilleures méthodes pour déléguer des tâches, vous pouvez aider les membres de votre équipe à acquérir de nouvelles connaissances et compétences.

Cela évitera également à une personne de se sentir dépassée et de terminer le projet dans les délais. Les stratégies de délégation de tâches mentionnées ci-dessus, ainsi que les outils de productivité, peuvent aider votre équipe à atteindre ses objectifs de productivité.