Les 6 meilleurs modèles de priorisation gratuits pour vos projets

Vous avez parfois l’impression de nager dans une mer de projets et vous ne savez pas comment prioriser votre travail ? Vous pouvez rendre tous vos projets visibles et vos objectifs à long terme clairs grâce aux modèles de hiérarchisation des projets, tout en accédant rapidement aux descriptions des missions, aux jalons du projet et aux facteurs critiques de succès.

Démarrez chaque projet du bon pied en utilisant ces modèles uniques pour les réunions de lancement de projet, ainsi qu’en attribuant des priorités aux objectifs par ordre d’importance, et plus encore.

1. Priorisation des idées : Matrice des priorités d’action par Someka

La matrice d’action-priorité, également connue sous le nom de matrice d’impact-effort, est un outil simple qui aide à aligner les équipes autour des idées les plus importantes. Idéal pour les start-ups, les petites entreprises et les organisations à but non lucratif, le modèle classe facilement les idées en fonction de considérations importantes telles que la dotation en personnel, les ressources, l’élan, le coût, l’effort et l’impact globaux.

Le modèle est organisé en une matrice d’effort et d’impact/importance, qui classe chaque idée en fonction de son succès dans l’un des quatre scénarios (effort élevé-impact élevé, faible effort-impact élevé, effort élevé-impact faible ou effort faible-faible Impacter). Ce cadre vous aidera à prendre des décisions plus éclairées sur l’endroit où investir votre temps et vos ressources.

Télécharger: Someka (Gratuit, disponible sous forme de fichier Excel)

2. Priorisation des objectifs : Feuille de calcul des objectifs SMART par Vertex42

Réglage INTELLIGENT objectifs vous aide non seulement à façonner vos plans à long terme, mais vous permet de mettre votre meilleur travail dans vos projets les plus ambitieux. Il offre un moyen rentable de vous aider à atteindre les objectifs et les buts de votre organisation.

UNE INTELLIGENT objectif doit englober tous les éléments suivants :

Spécifique: Les objectifs doivent être bien définis et énoncés clairement.

Mesurable: Il devrait y avoir un moyen définitif de mesurer si vous avez atteint les objectifs, en termes de mesures de réussite quantifiables.

Réalisable: Vous devez vous assurer que l’objectif n’est pas impossible à atteindre.

Pertinent: Les buts doivent être réalistes et pertinents par rapport aux objectifs de votre projet.

Limité dans le temps : Les objectifs doivent être limités dans le temps et inclure des dates cibles pour la configuration et l’achèvement.

Utilisez ce modèle pour créer un plan pour atteindre les objectifs du projet. C’est un excellent moyen d’enregistrer les objectifs à court et à long terme, les délais, les mesures de réussite, les références ou les ressources utilisées, ainsi que les forces et les compétences utilisées pour atteindre les objectifs du projet.

Télécharger : Vertex42 (Gratuit, disponible sous forme de fichier Excel)

3. Priorisation du flux de travail : modèle de matrice Eisenhower par Someka

Conceptualisée par l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower, la matrice Eisenhower est un excellent moyen d’organiser et de hiérarchiser vos projets. La matrice d’Eisenhower, également connue sous le nom de matrice urgente/importante, est un outil qui organise les tâches en quatre catégories en fonction de l’urgence et de l’importance. Les quatre catégories de tâches sont :

• Tâches urgentes et importantes sont les éléments qui sont à la fois urgents et importants et qui doivent être traités immédiatement, tels que les priorités, les urgences et les délais.
• Tâches non urgentes, mais importantes sont des éléments importants mais non prioritaires, comme la rédaction d’un journal, les activités de magasinage, etc.
• Tâches urgentes mais pas importantes sont des activités qui ne sont pas nécessairement importantes mais qui sont urgentes telles que des appels téléphoniques, des SMS, des e-mails, etc., auxquelles vous répondrez lorsque vous en aurez l’occasion.
• Tâches pas urgentes, pas importantes incluez des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, car elles ne vous aideront pas à atteindre vos objectifs.

Il fournit le cadre de planification de la séquence des activités, garantissant ainsi que vous travaillez sur les bonnes choses au bon moment. Vous pouvez analyser les tâches prioritaires, éviter les tâches inutiles, réduire les distractions et également vous préparer aux imprévus.

Télécharger : Someka (Gratuit, disponible sous forme de fichier Excel)

4. Priorisation des incidents : Matrice de priorité des incidents par Smartsheet

Un incident est un événement perturbateur qui nuit à la réalisation des objectifs d’un projet. Des incidents peuvent survenir à tout moment, qu’il s’agisse d’une panne de courant prolongée causée par une catastrophe naturelle ou d’un équipement ou d’un logiciel défectueux.

L’utilisation d’une matrice de priorité des incidents est une approche structurée pour gérer les incidents tout en gérant les nombreux composants de l’incident. Il s’agit généralement d’un outil précieux pour gérer les demandes de services informatiques.

Chaque organisation a des priorités différentes en matière de risque et de reprise après sinistre. Utilisez le modèle pour attribuer des couleurs prioritaires à chaque demande de service, selon qu’il s’agit d’un incident essentiel, critique, modéré ou mineur, puis suivez la progression dans le flux de travail de votre organisation.

Avec un système facile à utiliser pour marquer les incidents et des champs structurés pour stocker les informations pertinentes, vous pouvez vous concentrer sur des résolutions plus rapides tout en vous assurant que vos clients sont satisfaits.

Télécharger: Feuille intelligente (Gratuit, disponible sous forme de modèle Excel)

5. Priorisation des produits : modèle RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort) par Intercom

le RIZ Le modèle vous aide, vous et votre équipe, à évaluer la priorité d’une initiative. Cette méthodologie est idéale pour clarifier la direction des fonctionnalités du produit, permettant aux équipes de prendre de meilleures décisions plus tôt dans le processus.

Sous le cadre, Atteindre est défini par le pourcentage de prospects qui seraient en mesure d’utiliser votre produit, généralement mesuré en termes de « transactions par mois » ou d’autres mesures similaires. La prochaine étape serait d’évaluer la impacter d’ensembles de fonctionnalités, actionnés par vos utilisateurs. Sur la base des informations que vous recueillez, vous serez en mesure de prioriser l’un par rapport à l’autre. Cela vous amène à investir dans des fonctionnalités de produit qui augmentent les taux de conversion ou améliorent l’expérience client.

le Confiance estimateur vous permet de définir un système de notation de confiance pour évaluer les estimations de votre équipe et déterminer une sorte de classement consensuel. Cet outil indique à l’équipe ce qui est probable et raisonnable, plutôt que de donner plus de poids à des opinions ou idées non pertinentes ou mal définies.

Quand cela vient à Effort , votre projet prendra probablement des mois, il est donc essentiel de faire des estimations de temps et de travail pour chaque phase du projet, y compris la conception, le développement et les tests. Il vous aide à concentrer votre énergie pour éviter de perdre du temps sur des activités de faible valeur qui mènent à des résultats qui ne sont pas optimaux ou simplement « assez bons ».

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6. Priorisation des tâches quotidiennes : modèle de liste de tâches par Smartsheet

Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets, il peut être difficile de garder vos tâches organisées au quotidien. En énumérant les tâches importantes qui vous permettent de rester sur la bonne voie, vous pouvez mener à bien des projets efficacement tout en organisant tous les mandats qui vous sont confiés par vos supérieurs, clients, collègues et autres intervenants.

Ce modèle de liste de tâches vous aide à créer une liste prioritaire des tâches impliquées dans votre projet et à suivre les dates d’échéance, les jalons et les livrables au fur et à mesure. Vous pouvez toujours revenir en arrière et en ajouter au fur et à mesure que le projet se déroule, ou supprimer ou modifier des tâches si elles doivent être modifiées. Vous pouvez également créer des sous-tâches plus tard, afin d’être bien préparé si certaines de vos tâches sont trop complexes.

Télécharger: Feuille intelligente (Gratuit, disponible sous forme de fichier Excel)

Améliorer la hiérarchisation et la gestion des projets

Les modèles de hiérarchisation des projets fournissent un moyen clair et systématique d’identifier et de sélectionner des projets pour une plus grande efficience et efficacité. Ils accéléreront le processus de recherche et de développement de chaque projet en fournissant un cadre squelette à utiliser avec effet immédiat.

De plus, vous pouvez également éviter le risque de biais, encourager la collaboration et garantir la sélection des projets les plus prioritaires pour des ressources limitées. La cohérence de ces modèles avec tous les projets garantit une amélioration de la productivité, des taux de réussite des projets et de la qualité globale du travail.