Pourquoi vous avez besoin d’un plan de productivité et comment en créer un

La culture de l’effervescence nous amène tous à penser que nous devons consacrer la moindre seconde à notre travail si nous voulons atteindre nos objectifs économiques (ou d’amélioration personnelle). Non seulement cela est destructeur pour notre santé et notre bien-être psychologiques et physiques, mais c’est également contre-productif.

Lorsque vous ne pensez qu’à « en faire plus », vous manquez généralement d’efficacité et de précision. Même si vous travaillez des heures supplémentaires, vous n’accomplissez pas autant de travail. Cela est dû au fait que vous ne planifiez pas.

Nous sommes tous conscients de l’importance de la préparation pour la réussite de tout type de travail, mais lorsqu’il s’agit de productivité, nous nous lançons sans réfléchir. C’est précisément la raison pour laquelle nous n’atteignons souvent pas nos objectifs de productivité.

Qu’est-ce qu’un plan de productivité et pourquoi est-il important d’en avoir un ?

Bien que le terme « stratégie de productivité » soit explicite, il est essentiel de lui donner une interprétation claire et succincte pour savoir exactement ce qu’il signifie :

Une stratégie de performance décrit vos objectifs (à court terme et à long terme) et les organise stratégiquement tout au long de la journée, de la semaine ou du mois afin d’améliorer vos performances tout en s’attaquant aux principaux obstacles à la performance.

Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi le fait de visionner tard dans la nuit des clips vidéo sur YouTube ou des articles d’analyse sur l’amélioration de vos performances ne vous a pas apporté grand-chose ? Ce n’est pas parce que tous ces articles et vidéos proposent des conseils et des méthodes erronés.

Nous avons tous des états d’esprit, des objectifs et des problèmes différents ; chacun d’entre nous a une conception différente du travail et vient d’horizons différents. Ces articles et vidéos sur Internet sont généralisés et n’abordent pas notre collection unique de problèmes et d’obstacles à l’efficacité.

Si vous disposez d’un plan de performance approprié, vous n’aurez pas besoin de sauter sans réfléchir d’un travail à l’autre. Vous disposerez d’une véritable feuille de route pour la journée (la semaine ou le mois), ce qui vous permettra de vous concentrer davantage sur vos objectifs et de ne pas vous laisser distraire. La préparation de la productivité vous donne un sentiment de contrôle, ce qui vous rend beaucoup moins susceptible de vous sentir débordé ou stressé.

Comment créer un plan de productivité

La planification de la productivité n’est pas une opération de chirurgie cérébrale. Il vous suffit de vous placer dans une perspective idéale, de vous souvenir de vos objectifs et de partir l’esprit ouvert. Vous devez jeter par la fenêtre tous les dogmes de l’efficacité qui consistent à se lever à 4 heures du matin ou à prendre des douches froides, et voir ce qui vous aide.

Étant donné qu’un plan d’efficacité est propre à vos objectifs, à votre tempérament et à votre état d’esprit, il n’existe pas de directives strictes sur la manière d’en élaborer un. Néanmoins, les actions suivantes offrent une feuille de route polyvalente de la procédure que vous pouvez utiliser :

1. Fixer des objectifs SMART

Se promener sans but ne vous mènera certainement nulle part. Le fait de disposer d’un registre de vos objectifs et de vos tâches facilite grandement le passage d’un travail à l’autre. C’est pourquoi il est essentiel de fixer des objectifs SMART, car ils vous permettent de suivre votre évolution, de renforcer votre motivation et d’améliorer vos performances.

Une fois vos objectifs couchés sur le papier, réfléchissez à tout ce que vous devez faire pour les atteindre. Il peut s’agir de tâches liées à votre emploi ou aux objectifs de l’organisation, de routines d’amélioration personnelle, de tâches individuelles ou de responsabilités quotidiennes. Commencez par tout ce qui vous vient à l’esprit, même si cela vous semble insignifiant, et classez-le dans les objectifs appropriés.

2. Garder la trace du temps

Notez exactement comment vous passez votre temps tout au long de la journée afin d’obtenir un concept de votre journée ordinaire. Combien d’heures productives gérez-vous par jour ? Quelles sont les activités qui vous prennent le plus de temps ? Faites cela pendant quelques jours, et vous serez surpris de voir combien de temps est consacré à des distractions ou à des activités insignifiantes telles que l’inspection de vos courriels ou des flux des sites de médias sociaux.

Vous pouvez utiliser TimeCamp pour suivre instantanément le temps passé sur votre système informatique. Il vous suffit de vous inscrire sur leur site web et de télécharger l’application informatique, qui commencera à suivre votre temps.

3. Analysez votre feuille de temps et notez les défis auxquels vous êtes actuellement confronté.

Après avoir suivi votre temps pendant quelques jours, vous disposerez de suffisamment de données pour accumuler des informations précieuses. Si vous avez utilisé TimeCamp, accédez à son journal de temps et vous aurez un compte-rendu détaillé de vos journées.

Pendant que vous évaluez votre journal de bord, posez-vous les questions suivantes :

• Combien d’heures par jour travaillez-vous ?
• Combien de temps consacrez-vous aux sites de médias sociaux ?
• Quelles sont les tâches qui vous prennent le plus de temps ?
• Combien de temps vous a-t-il fallu pour effectuer une tâche particulière ?

Répondre à ces questions vous aidera certainement à observer les difficultés qui vous empêchent de devenir beaucoup plus productif. Une fois que vous aurez identifié les problèmes, vous pourrez commencer à penser à leurs services.

Outre les distractions courantes telles que les sites de médias sociaux, vous devriez écrire divers autres points, apparemment inutiles, qui pourraient vous empêcher d’en venir à être beaucoup plus productif. Posez-vous la question :

• Avez-vous du mal à travailler en fin d’après-midi ?
• Vous sentez-vous souvent léthargique ?
• Vous ne dormez pas correctement ?

Tout en notant les obstacles, vous devez rester fidèle à vous-même. Essayez de ne pas vous trouver d’excuses pour vos actions inefficaces.

4. Créez et suivez un calendrier

En utilisant les résultats de votre analyse, développez une routine tout en tenant compte de vos objectifs. Google Calendar est un excellent outil de planification, mais s’il ne fonctionne pas, envisagez d’utiliser des alternatives gratuites à Google Calendar pour organiser votre journée.

En fonction de vos objectifs et de vos heures d’efficacité maximale, attribuez des heures quotidiennes ou régulières idéales au travail, à la forme physique, aux loisirs, à la maison ou aux tâches personnelles. Il n’y a pas de bon ou de mauvais choix ; tout dépend de vos objectifs et de vos préférences personnelles.

Par exemple, si vous avez l’intention de créer un nouveau service, vous devez consacrer quelques heures par semaine à votre entreprise. En revanche, si votre objectif est d’obtenir une belle silhouette pendant l’été, diminuez le temps consacré à votre téléphone et prévoyez des séances de gymnastique hebdomadaires supplémentaires.

Quels que soient vos objectifs, il est important de maintenir une routine pratique. Vous ne devez pas planifier chaque seconde de la journée. Votre emploi du temps doit être suffisamment souple pour s’adapter aux imprévus. N’oubliez pas non plus de prévoir des pauses bien méritées. L’objectif n’est pas de rester occupé, mais d’accroître l’efficacité.

5. Trouvez votre stratégie de productivité idéale et tenez-vous-y.

La productivité n’est pas une chose normale pour la majorité d’entre nous. Néanmoins, l’utilisation de méthodes éprouvées et vérifiées peut contribuer à rendre la procédure moins compliquée. Vous trouverez ci-dessous quelques techniques de performance que vous pouvez utiliser dans votre routine :

La méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee est une stratégie basique mais fiable à inclure dans votre routine. Dressez une liste de six tâches que vous devez accomplir chaque jour. Classez-les par ordre d’importance et commencez par la tâche la plus importante. L’objectif est de terminer une tâche à la fois.

Une fois que vous avez terminé la première tâche, passez à la suivante, puis à celle d’après, jusqu’à ce que vous ayez terminé votre liste. Si vous n’êtes pas en mesure de terminer les six tâches, reportez-les simplement au jour suivant.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous trouverez ci-dessous un aperçu complet de la manière d’utiliser la méthode Ivy Lee pour obtenir des résultats sans problème.

Le principe de Pareto

Le concept de Pareto, également appelé règle des 80/20, est une technique d’efficacité bien connue qui met l’accent sur la concentration sur les tâches les plus essentielles. Selon le concept de Pareto, 20 % des tâches (les plus importantes) produisent 80 % des résultats.

Utilisez la ligne directrice 80/20 pour hiérarchiser vos tâches tout en vous concentrant sur les résultats souhaités. Identifiez les tâches essentielles qui produiront l’un des plus grands nombres de ces résultats et concentrez-vous sur l’accomplissement de ces tâches dans un premier temps.

La technique Pomodoro

Augmentez votre efficacité avec l’approche Pomodoro en vous concentrant sur une seule tâche pendant 25 minutes et en prenant ensuite un temps d’arrêt. La technique Pomodoro est idéale pour terminer les tâches importantes et fastidieuses. Il est beaucoup plus facile de se consacrer à une tâche et de la terminer lorsque vous la divisez en plusieurs petites tâches (que vous pouvez terminer en 25 minutes).

6. Réanalysez vos performances & & Expérimenter

La planification des performances ne se fait pas en une seule fois. Votre plan d’efficacité initial pourrait ne pas être aussi complet ou fiable que vous l’espérez. C’est pourquoi il est important d’évaluer votre développement hebdomadaire et mensuel régulier.

Voyez si votre plan de performance fonctionne bien. Identifiez les obstacles que vous avez pu manquer et adaptez votre plan pour les résoudre. Si une méthode particulière ne donne pas de résultats, essayez-en une autre et gardez à l’esprit les résultats.

Augmentez votre productivité grâce à un plan de productivité

Si les idées de productivité nettes ne fonctionnent pas, il est temps d’élaborer une stratégie de productivité personnalisée. Votre plan doit tenir compte de toutes les difficultés qui vous empêchent d’atteindre vos possibilités optimales. Lors de l’élaboration de la stratégie, veillez à organiser vos tâches prioritaires afin d’utiliser vos heures d’efficacité maximale.

Bien qu’un plan de productivité soit certainement utile, il est essentiel que vous le suiviez jusqu’au bout. Cela implique de créer un environnement de travail sans perturbations, y compris votre téléphone. Mais s’il est important d’avoir votre téléphone portable à portée de main, vous devez respecter de bonnes habitudes en matière de téléphonie mobile.

S’abonner à notre lettre d’information